Документооборот

единовременных пособий - 1 год.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем "постоянно",

подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие

государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с

начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в

государственные архивы.

Организации, от которых документы приему в государственные архивы не

подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки

хранения которых по Перечню истекли.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение

специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения

документации.

В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом

конкретных условий деятельности организации: виды документов, подлежащих

обязательному хранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение

документов; порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения

документов (если они не определены в нормативных актах); порядок учета и

регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие

сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений

(кроме тех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся

документов для работы с ними и др.

Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с

Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 № 1562 "Об утверждении

положения о федеральной архивной службе России" (п.6, п.п. 15) проверяет

выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности

требований законодательства в области архивного дела, обеспечения

сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации

документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об

Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную,

административную и иную установленную законодательством РФ и республик в

составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде

РФ и архивах.

5. Учетная политика предприятия в области документооборота

Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики.

Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно

затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной

политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском

учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или

распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние

бухгалтерского учета.

Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

• самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской

работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

• определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского

учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

• разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и

контроля;

• формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим

вопросам.

При этом утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления

хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных

учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской

отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или

электронный;

• порядок проведения инвентаризации;

• правила документооборота и технология обработки учетной

информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие

решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению

соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

1. Унифицированные формы документации

1. Применение унифицированных форм документации

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О

бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Федерации от

08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах", Госкомстат России по

согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы

унифицированных форм первичной учетной документации[2].

До 1 января 1999 г. допускалось применение на территории Российской

Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по

соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР, Госкомстатом

СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету,

если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом

России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими

заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим

разделам учета:

• по учету труда и его оплаты;

• учету основных средств и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации

регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в

Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29

июля 1998 г. № 34н.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в

унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает

дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации,

утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и

другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения

хозяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных данных,

а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стандартов на

унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ

6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения

показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями,

используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х 420); А4 (210 х

297); А5 (148x210).

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному

классификатору управленческой документации (ОКУД).

При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках,

определяющих состав комиссии, обязательно указываются должности, фамилии и

инициалы членов комиссии. В оформляющей части всех документов определены

места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных

учетных документов предусматривается примерное количество выписываемых

документов.

Внедрение в организациях на территории Российской Федерации

унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной

политики, производится с начала финансового года.

2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

документации

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме (форм по

учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при

необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном

порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты

утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной

документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и

оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-

распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной

учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При

тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается

изменять следующие характеристики форм документов:

• формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-

60);

• размеры заголовочной, табличной и оформляющей частей;

• ширину граф;

• состав реквизитов и показателей постоянного наполнения;

• состав вспомогательных реквизитов.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм

первичной учетной документации допускается вносить изменения в части

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения

дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства

размещения и обработки необходимой информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота — это одно из основных

условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного

элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы,

обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для

принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и

источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой

работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,

предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно

является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в

конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной

организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в

бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может

привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от

характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а

также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и

т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика

движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции

(рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при

этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и

бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум

главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь

прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих

мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок

прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения

работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление,

обработка, учетные записи и т.п.).

ЛИТЕРАТУРА

. Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204

с.

. Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N

105 от 29 июля 1983 г.

. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник -

М.:

ИНФРА-М, 1998

. Государственная система документационного обеспечения управления:

основные положения. М., 1996.

. Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М.,

1994.

. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский

В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей

«Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской

отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272

с.

. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года

№129-Ф3

. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.

. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.

Ростов н/Д., 1997.

. Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.

. Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

. Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском

учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Приложение №2

-----------------------

[1] См. Приложение №2

[2] См. Приложение №3

-----------------------

Классификация бухгалтерских документов

По назначению

По содержанию хоз. операций

Распорядительные

Оправдательные

Материальные

Расчетные

Содержат распоряжение, разрешение, указание на проведение хоз. операции

(доверенности)

Составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение

(накладные, акты)

Отражают движение товарно-материальных ценностей

По оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим

обстоятельствам

Комбинированные

Бухгалтерского оформления

Денежные

Сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (расходный

кассовый ордер)

Заполняются в учетных целях для облегчения и ускорения работы

(справки, расчеты)

По оформлению операций с наличными и безналичными денежными средствами

По степени обобщения учетной информации

Первичные

Сводные

Составляются в момент совершения хоз. операции

Для обобщения учетной информации из первичных документов

По способу охвата операций

Разовые

Накопительные

Для отражения одной или нескольких хоз. операций совершаемых одновременно

Для регистрации и накапливания однородных хоз. операций, совершаемых в

разное время

По числу учитываемых позиций

По месту составления

Однострочные

Многострочные

Внутренние

Внешние

Содержат одну учетную позицию

Содержат две или более учетных позиций

Для оформления внутренних документов

Поступают от других организаций

По способу заполнения

Вручную

Автоматизированно

По основанию носителя

Бумажный

Машинный

Учетные регистры

По внешнему виду

По виду производимых записей

По степени детализации

Книги

Карточки

Свободные листы

Машинные носители

Хронологические

Регистрационный журнал

Систематические

Главная книга счетов

Комбинированные

Журналы-ордера

Синтетические

Главная книга счетов

Аналитические

Комбинированные

Карточки

Журналы-ордера

Страницы: 1, 2, 3