Мини бухгалтерии

электронной таблицы Excel, что безусловно оценят пользователи этих

популярных программ. Кроме того, любой отчет можно представить в виде

графика или диаграммы. Практика показывает, что для того, чтобы научиться

использовать генератор отчетов, требуются определенные усилия. Однако,

когда вы освоите этот механизм, то вы получите в свои руки исключительно

мощный инструмент. Многие бухгалтеры, работающие с программой «Турбо

Бухгалтер», считают возможным добавления своих собственных отчетов одним из

основных достоинств программы.

Отчеты можно создавать и при помощи средств программирования, но это

требует специальных навыков и отличного знания программы.

Помимо внутренних отчетов, в программу включены:

- кассовый и авансовый отчеты;

- книга покупок и книга продаж;

- баланс (строится полностью автоматически);

- отчетность в ГНИ, внебюджетные фонды, органы статистики – в совокупности

почти 90 форм.

Пользователь имеет возможность вносить изменения в методики составления

ряда отчетных форм, не прибегая к программированию. Некоторые из отчетных

форм представляют собой, как и в остальных программах, просто бланки для

ручного заполнения.

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрено 18 видов внутренних

отчетов, в том числе «шахматка», главная книга. Для любого счета могут быть

сформированы оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость к

журналу-ордеру, карточка по счету (перечисление всех операций и проводок, в

которых счет присутствовал, с указанием оборотов и сальдо). Также имеется

кассовая книга, книга покупок и книга продаж. Следует отметить, что при

работе с отчетами есть возможность получить расшифровку каждой цифры.

Например, в шахматной ведомости, указав курсором на пресечение колонки со

счетом 02 и строки со счетом 20, можно увидеть все имевшиеся в журнале

проводки вида дебет счета 20 и кредит счета 20 – то есть все проводки,

связанные с начислением износа оборудования, используемое в основном

производстве.

Для каждой проводки можно узнать, с какой операцией она связана. Более

того, отчеты позволяют не только найти конкретный первичный документ или

хозяйственную операцию, но и сразу внести исправления (как и в «Инфо-

Бухгалтере»). Так, указав на конкретную строку книги продаж, можно вызвать

на экран соответствующий счет-фактуру и изменить его содержание.

Рис.2. Меню генерации отчетов в программе «1С:Бухгалтерия».[10]

[pic]

Помимо внутренних отчетов, в программе имеются «регламентированные» -

предназначенные для передачи различным контролирующим органам. Таких

отчетов более 40, включая баланс, справки для предоставления в ГНИ,

внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой

просто бланки, которые следует заполнять вручную.

Программа предоставляет возможность создавать свои собственные отчеты,

воспользовавшись средствами программирования. На практике такие работы

обычно проводятся специалистами по настройке (программистами), но не

рядовыми пользователями.

4. Организация аналитического учета.

Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно

он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия

при принятии управленческих решений. Синтетический учет может дать ответ на

вопрос, каковы обороты, к примеру, по счету 41 «Товары». Если же нужна

более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому.

Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и

любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о

том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим

счетам. Типичные вопросы, на которые должен дать ответ аналитический учет,

могут быть: «Каковы обороты по каждой ассортиментной группе товаров и по

каждому конкретному товару?», «Каковы обороты по всем товарам, полученным

от конкретного поставщика?».

В рассматриваемых программах аналитический учет организован совершенно

по-разному. Это как раз то, в чем между этими тремя программами существует

принципиальная разница. Однако следует отметить, что все три программы

позволяют внести в один журнал операций данные о деятельности нескольких

предприятий и получить раздельные и консолидированные отчеты (хотя степень

удобства при этом обеспечивается разная).

Аналитический учет в «Инфо-Бухгалтере» целиком и полностью базируется

на аналитических субсчетах, которые можно создавать. Например, на счете 41

«Товары» можно создать субсчета для каждого конкретного вида товаров. После

этого можно будет определять остатки и обороты по каждому виду товаров.

Аналогичным образом можно разбить счет 41 на аналитические субсчета не по

товарам, а по поставщикам и получать соответственно остатки и обороты по

всем товарам, полученным от конкретного поставщика. Система простая и

интуитивно понятная, но имеющая большие недостатки в том случае, если вам

нужно получать аналитическую информацию в нескольких разрезах одновременно.

Предположим, вы хотите знать обороты по счету 41 с разбивками по группам

товаров и по поставщикам. Такой аналитический учет обычно называется

авторами бухгалтерских программ «многомерным». Программа «Инфо-Бухгалтер» с

этой задачей справиться не может.

Следует отметить, что аналитический учет, базирующийся на субсчетах,

перестает быть сквозным для разных синтетических счетов. Допустим, что надо

получить аналитику по каждому из объектов, входящих в основные фонды. Тогда

придется создать обширный список субсчетов к счету 01, а затем повторить

этот процесс и для счета 02. В итоге, стандартными средствами нельзя будет

получить сводную информацию о балансовой стоимости и износе конкретного

объекта. Надо обратить внимание на то, что в «Инфо-Бухгалтере» возможности

аналитического учета определяются на этапе построения плана счетов. А

внести какие-либо существенные изменения в план счетов в середине отчетного

периода, как правило, не представляется возможным. Эти недостатки несколько

сглаживаются тем, что перед построением отчета из всех операций в журнале

можно отобрать только те, которые отвечают определенным условиям.

Соответственно, при построении отчета только отобранные операции и будут

учтены. Кроме того, очень многим бухгалтерам многомерный аналитический учет

не нужен.

У программы «Турбо Бухгалтер» аналитический учет является сильной

стороной, но организован он несколько непривычно и экзотическим, с точки

зрения «ортодоксального» бухгалтера, способом.

Хотя пользователь может использовать аналитические субсчета, основным

средством ведения аналитического учета здесь являются так называемые

«аналитические» признаки» – условные обозначения видов выполняемых работ,

подразделений, товаров, поставщиков и других объектов аналитики.

Аналитические признаки могут быть указаны для каждой проводки или операции

в качестве комментариев. Например, для всех проводок, отражающих продажи

товаров, можно указывать код товара, с которым производилась операция,

наименование поставщика и покупателя, а также номер договора, в рамках

которого осуществлялась поставка. Это дает возможность при построении

отчетов анализировать остатки и обороты по счету 41 в разрезе любого из

вышеперечисленных признаков или любой их комбинации. Разные признаки не

зависят друг от друга, одной проводке можно назначить только один

аналитический признак, а соседней – пять (теоретически у одной проводки их

может быть несколько десятков). При необходимости можно заставить

пользователя вводить аналитические признаки к определенным счетам в

обязательном порядке. При указании аналитических признаков можно

использовать справочники товаров, юридических лиц и другие.

Можно привести следующий пример: если для каждой операции в журнале

указывать, с товаром какой группы и от какого поставщика она производится,

то появляется возможность разбить обороты по счету 41 на обороты по группам

товаров (например, моющие средства, мясные продукты, спиртное).

Описанный подход к аналитическому учету делает его весьма гибким.

Используя аналитические признаки при построении отчетов, можно разбивать

итоги на отдельные суммы в самых разных разрезах и отбирать информацию

произвольным образом.

Использование аналитических признаков не является обязательным. При

отсутствии потребностей в аналитическом учете аналитические признаки можно

не проставлять. Короче говоря, программа «Турбо Бухгалтер» предоставляет

мощные возможности для ведения аналитического учета.

В программе «1С:Бухгалтерия» ведение аналитического учета основывается

так же, как и в «Турбо Бухгалтере», а именно на указании специальных

комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев

используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары,

материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют

«субконто». Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных

объектов аналитического учета.

Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по

нескольким видам субконто. Так, например для счета 10 может быть определено

ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Материалы» и

«Склады». Это означает, что каждый раз, когда надо будет составлять

проводку или операцию с участием счета 10, нужно будет указать конкретный

материал и склад.

При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно

пользоваться имеющимся в программе справочниками («Основные средства»,

«Товары», «Материалы» и ещё 19 других). Объекты, перечисленные в этих

справочниках, могут быть объединены в группы и подгруппы.

При построении ряда отчетов можно использовать субконто. С их помощью

можно:

- получить более мелкую градацию итогов внутри одного счета;

- объединить все итоги с разных счетов, относящихся к определенному

объекту;

- получать итоги, которые имеют отношение ко всем указанным объектам

аналитического учета одновременно.

Таким образом, можно задать, например, условие типа «Обращать внимание

при построении отчета только на те проводки, которые имеют отношение к

учету пряжи на запасном складе». А вот задать такое правило построения

отчета, как «Учесть при построении отчета все проводки, имеющие отношение

либо к выплатам Иванову по договору №15, либо к выплатам Петрову по

договору №25» стандартными средствами в «1С:Бухгалтерии невозможно. В этом

она уступает «Турбо Бухгалтеру», но в целом имеющиеся в ней средства

ведения аналитического учета представляются вполне достаточными для

большинства ситуаций.

Рис.3. Справочники в программе «1С:Бухгалетрия».[11]

[pic]

5. Другие участки учета.

А. Расчет зарплаты.

Все три программы позволяют автоматически удерживать налоги с

начисленных сумм и составляют соответствующие проводки, хотя в них нет

гибких и мощных средств расчета самих начислений с учетом больничных,

отпусков, тарифов и прочих факторов. Однако для многих небольших

коммерческих предприятий это не является помехой. Если же потребность в

развитых средствах учета и начисления оплаты труда все же актуальна, то

следует использовать специализированные программы расчета заработной платы,

либо идти на серьезные доработки самих минибухгалтерий – выполнять их «на

заказ».

Программа «Инфо-Бухгалтер» позволяет рассчитать сумму начислений с

учетом больничных, повременной и сдельной оплаты, премий, но все эти данные

должны вводиться в виде готовых денежных сумм. На каждого сотрудника

необходимо заполнять отдельный расчетный лист. Помимо обычного расчета,

возможен «расчет от обратного» - исходя из суммы к выдаче, что может быть

полезным для многих коммерческих предприятий. Совместно с данной программой

можно использовать программу «АиТ\Зарплата», которая способна добавлять в

журнал операций «Инфо-Бухгалтера» дополнительные проводки.

Средства начисления зарплаты в программе «Турбо Бухгалтер» позволяют

производить расчеты сразу для многих работников. Возможен автоматический

расчет сумм отпускных и больничных исходя из количества дней и ставок

отпускных и больничных. Хотя в этом «Турбо Бухгалтер» и превышает

возможности остальных программ, может возникнуть потребность в

использовании специализированной программы расчета заработной платы. В

качестве такой программы может выступать, например, «АиТ\Зарплата», которая

может формировать проводки в формате «Турбо Бухгалтера».

«1С:Бухгалтерия» позволяет выполнять начисление заработной платы сразу

для многих работников. При этом учитываются только размер оклада,

количество иждивенцев и данные о доходах с предыдущего места работы. Данная

программа может работать совместно с программой «1С:Зарплата и кадры». Обе

программы входят в комплекс программ «1С:Предприятие» и имеют

унифицированный интерфейс (похожий внешний вид), и схожие средства

настройки. «1С:Зарплата» способна передать в «1С:Бухгалтерию» данные о

начисленной зарплате, налогах и отчислениях во внебюджетные фонды,

оформленные в виде проводок. Кроме того, можно вести общие для двух

программ справочники.

Б. Учет основных фондов.

В программе «1С:Бухгалтерия» предусмотрены возможности ведения учета

основных фондов, включая автоматическое начисление амортизации и печать

соответствующего отчета. Норма амортизации указывается для каждого объекта

отдельно в специальном справочнике основных средств.

При большом количестве основных фондов или наличии необходимости

формировать разнообразные отчеты по основным фондам целесообразно

прибегнуть к помощи специализированной программы учета основных средств

(например, «1С:Расчет»).

В программах «Инфо-Бухгалтер» и «Турбо Бухгалтер» работа с основными

фондами реализована менее удобно. Так, в «Инфо-Бухгалтере» основные

средства предлагается учитывать «скопом», с разбиением на субсчета,

отражающие разные нормы амортизации. Начисление амортизации производится

при помощи специальной типовой операции, которая выполняется над конкретным

субсчетом.

В. Складской учет.

Все три программы позволяют вести количественный учет, имеют средства

выписки накладных, счетов-фактур и приема платежей. Для комплексной

автоматизации деятельности торгового предприятия этого недостаточно.

Спрашивается, почему? Отвечаем:

- такими средствами не может пользоваться человек, не имеющий специального

бухгалтерского образования (то и дело задаются вопросы типа «На какой

счет отнести эту сумму?»);

- объем торговых и складских операций может быть весьма велик и

«минибухгалтерия» в таком потоке данных просто захлебнется;

- специализированные программы торгово-складского учета и соответствующие

модули в составе комплексных программ позволяют выполнить все операции

быстрее;

- они предоставляют дополнительный сервис: оперативный показ и контроль

остатков, ведение учета в нескольких единицах измерения одновременно

(например, мешки и килограммы), оприходование и отпуск товара упаковками,

скидки, резервирование товаров, формирование специализированных отчетов и

многие другие возможности.

Из этого можно сделать вывод, что ведение складского учета средствами

минибухгалтерий в принципе возможно, но только при сравнительно небольших

потоках складских документов. В качестве специализированных модулей можно

использовать следующие программы торгового и складского учета: «Фолио

WinСклад», «АиТ:\Склад», «Торговый склад» и другие. Все они способны

передавать в минибухгалтерии данные о движении товаров и взаиморасчетах в

форме бухгалтерских проводок.

Нельзя не упомянуть и о программе «1С:Торговля и склад», входящий в

серию программ «1С:Предприятие». Она может не просто формировать проводки

для «1С:Бухгалтерии», но и использовать общие для этих двух программ

справочники контрагентов, товаров, складов. При этом обе программы имеют

одинаковые средства настройки, схожий внешний вид и принципы работы.

Г. Прочие участки.

Некоторые программы финансового анализа позволяют проводить такой

анализ на основании данных, полученных из «минибухгалтерий». В этой связи

следует отметить программы фирмы «Инек» и блок финансового анализа к

программе «Инфо-Бухгалтер», производимый непосредственно фирмой

«Информатик».

А программа «1С:Бухгалтерия» имеет еще одну дополнительную возможность

– совместимость с правовой справочной системой «Гарант» (вариант

«1С:Гарант»). Это позволяет непосредственно из программы получать различные

нормативно-справочные документы, связанные с конкретной хозяйственной

операцией или разделом плана счетов. «1С:Гарант» нужно покупать отдельно.

Программа «Турбо Бухгалтер» тоже может совместно работать с правовыми

справочными системами «Референт» и «Гарант» (причем не со специальными, а

со стандартными версиями).

6. Крупные предприятия.

Подойдет ли минибухгалтерия крупному предприятию? Ответ на этот вопрос

зависит от специфики использования программы. Предположим, что

минибухгалтерию применяет главный бухгалтер для построения баланса. При

этом в программу вносятся только итоговые проводки, которые представляют

бухгалтеры, занимающиеся отдельными участками учета. В таком случае объем

работы на каждом из этих отдельных участков не имеет принципиального

Страницы: 1, 2, 3, 4