Учет основных средств
обнаружена при инвентаризации.
Недостачи объектов основных средств относят за счет виновных лиц по
их первоначальной или восстановительной стоимости за вычетом износа.
В учете результаты инвентаризации отражаются следующими записями:
> При оприходовании излишков основных средств, выявленных при
инвентаризации:
Д-т 010-019 К-т 250
> При списании основных средств вследствие недостачи, установленной
при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц:
Д-т 250 К-т 013-019
Д-т 020 К-т 250
Одновременно производятся записи:
. На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход
бюджета:
Д-т 170 К-т 173
. На суммы, подлежащие взысканию и остающиеся в распоряжении
учреждения:
Д-т 170 К-т 237, 140
2.4 Особенности учета основных средств в условиях его автоматизации
Еще совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономической
прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесообразности
автоматизации бухгалтерского учета. А сейчас большинство предприятий и
учреждений, независимо от форм собственности и вида осуществляемой
деятельности, эффективно ведут бухгалтерский учет с помощью различных
пакетов прикладных программ (ПРОФИТ-КОМПЛЕКС, 1С: Бухгалтерия, БЭСТ и
другие).
Я бы хотела рассказать, как ведется автоматизированный учет основных
средств на примере ППП «1С: Бухгалтерия». Данная программа работает в среде
Windows, что дает ей ряд преимуществ. По мнению большинства специалистов,
одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows,
максимально использующей все ее преимущества, является «1С: Бухгалтерия для
Windows».
Какие преимущества дает «1С: Бухгалтерия для Windows» в организации
ведения компьютерного учета?
. Многооконный принцип работы;
. Графический интерфейс;
. Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами.
«1С: Бухгалтерия – проф. для Windows» - универсальная бухгалтерская
программа, являющаяся значительно усовершенствованной версией «1С:
Бухгалтерия» - самой распространенной бухгалтерской программой в СНГ. «1С:
Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности
бухгалтерского учета на своем предприятии (в организации), на любые
изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные
возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы
учета.
Основные особенности «1С: Бухгалтерии»:
. Ведение синтетического и аналитического учета применительно к
потребностям предприятия;
. Возможности ведения количественного и многовалютного учета;
. Получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по
синтетическому и аналитическому учету;
. Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,
систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных
документов, формы отчетности;
. Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.
Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения
операций, использованием наглядных возможностей Windows-интерфейса (меню,
окна, пиктограммы и т. д.) и легкостью освоения. Имеются возможности
ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном
компьютере для нескольких организаций.
При возникновении каких-либо проблем, можно в любом режиме работы,
нажав на клавишу «F1», получить помощь – экран встроенного справочника «1С:
Бухгалтерия» с описанием возможных действий в конкретной ситуации,
назначения пункта меню и т. д.
Работа с программой начинается с первоначальной настройки программы.
«1С: Бухгалтерия» имеет следующие этапы настройки: установка общих
параметров задачи (параметры отчетов, параметры печати отчетов, параметры
журнала операций, принтер), установка отчетного периода, настройка
интервала просмотра операций в режиме, заполнение справочников.
Заполнение справочников является важнейшим этапом работы с программой
для последующего формирования отчетности.
В программе предусмотрены следующие справочники:
> Справочник «Счета» (Приложение Ф1). Для организации автоматизированного
учета основных средств в плане счетов должен быть предусмотрен счет 01
«Основные средства» с соответствующими субсчетами. Как правило,
стандартная настройка справочников, поставляемых с программой, включает
все стандартные счета и субсчета для ведения учета наиболее
распространенных хозяйственных операций. Не является исключением и учет
основных средств.
В данном справочнике осуществляется привязка аналитических счетов к
синтетическим (в графе «Виды субконто»), указывается будет ли вестись по
счетам количественный учет.
> Справочник «Виды субконто». Для ведения аналитического учета программа
позволяет вести неограниченное количество справочников объектов
аналитического учета, в том числе и по основным средствам. Для обобщения
названия группы объектов аналитического учета используется термин
«субконто». Следует отметить, что каждый вид субконто может быть
«прикреплен» к любому числу счетов и субсчетов. Аналитический учет
целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо иметь остатки и
обороты по каждому объекту. В «1С: Бухгалтерии» списки объектов
аналитического учета могут иметь многоуровневую структуру. Это позволяет
получать итоги с разной степенью детализации, а также организовывать
справочники объектов аналитического учета более удобным образом.
> Справочник «Константы». При формировании отчетов большинство показателей
рассчитывается на основе введенных данных о хозяйственных операциях. Но в
отчеты необходимо включать и такие сведения, которые нельзя получить из
информации, хранимой в журнале операций. Такими сведениями являются,
например, название организации, фамилии руководителя и главного
бухгалтера и т. д. Такие данные надо занести в список «Константы»
(Приложение Ф2).
> Список типовых операций. При вводе стандартных или часто используемых
операций очень важна автоматизация ручных действий, а также распечатка
необходимых первичных документов (накладных, кассовых ордеров и т. д.).
Для реализации этих функций в «1С: Бухгалтерии», наряду с режимом ручного
ввода проводок, имеется возможность использования типовых операций.
В «1С: Бухгалтерии» предусмотрены следующие типовые операции по учету
основных средств:
. ОС: поступление – безвозмездно;
. ОС: поступление – покупка;
. ОС: поступление – капитальное строительство;
. ОС: выбытие – продажа;
. ОС: выбытие – списание;
. ОС: оплата;
. ОС: износ и др.
После заполнения бланка реквизитов типовой операции можно выполнить
следующие действия: выполнить формирование выходного документа (созданный
документ предъявляется в отдельном окне и его можно просматривать,
распечатывать, корректировать и сохранять в архиве); просматривать и
редактировать форму выходного документа; записать сформированные для
типовой операции проводки в журнал операций; окончить ввод типовой
операции, при этом все созданные проводки не записываются в журнал
операций, т. е. пропадают.
> Справочник «Документы и расчеты». Другое средство ввода проводок в журнал
операций – режим документов и расчетов. По сравнению с типовыми
операциями, режим документов и расчетов обладает большими возможностями
(произвольные формы запросов реквизитов документов, гибкое формирование
проводок и т. д.). Справочник «Документы и расчеты» позволяет вводить и
хранить в журнале данные о документах (платежных поручениях, счетах,
накладных и т. д.) или расчетах и о связанных с документами проводках.
Сами эти проводки создаются автоматически по заданным формулам.
В комплект поставки «1С: Бухгалтерии» входит набор документов и
расчетов, позволяющий вводить и распечатывать платежные поручения, счета,
накладные и т. д.
Что касается основных средств, то в данном справочнике предусмотрена
такая функция, как начисление износа. Как отмечалось выше, начисление
износа в программе «1С: Бухгалтерия» может быть реализовано и с помощью
режима «Типовые операции», однако режим «Документы и расчеты» позволяет
более эффективно производить начисление износа в соответствии с годовыми
нормами.
В данном списке формы документов и расчетов являются образцами – их
можно изменять в соответствии с процессом бухгалтерского учета данного
учреждения (организации).
Затем рекомендуется осуществить ввод остатков. Остатки вводятся в
журнал операций за предшествующий рабочий период.
При вводе остатков по активным счетам бухгалтерская проводка имеет
следующий вид:
Д-т соответствующего счета – К-т 00.
Если по соответствующему счету имеется аналитика и ведется
количественный учет, то дополнительно заполнятся в журнале операций графы
«субконто, Д и К, количество».
При вводе остатков по пассивным счетам проводка выглядит следующим
образом:
Д-т 00 – К-т соответствующего счета;
При вводе остатков по активно-пассивным счетам проводка вводится
дважды.
После ввода остатков необходимо провести контроль правильности
введенных проводок в режиме «Отчетность» функции «Оборотно-сальдовая
ведомость». В строке по счету 00 в графе «обороты за период, сумма по Д и
К» должно быть равенство. Если равенства нет, то остатки введены не верно,
необходимо вернуться в журнал операций, найти и исправить ошибку.
Затем можно приступить непосредственно к вводу хозяйственных операций
в Журнал операций. Исходными данными для ввода проводок в Журнал операций
являются все первичные документы по поступлению, перемещению и выбытию
основных средств, которые были описаны мной в предыдущих пунктах курсовой
работы.
В журнал последовательно вводятся дата, Д и К, сумма, краткое
содержание операции. При вводе номера счета, имеющего аналитику,
заполняются графы «Д субконто, К субконто, количество». Сумма исчисляется
автоматически на основе введенной в список субконто цены.
Проводки в Журнал Операций можно вводить несколькими способами:
> Ручной ввод проводок;
> Копирование проводок;
> Типовые операции: позволяет автоматизировать ввод стандартных или часто
используемых операций.
> Ввод проводок при помощи режима «Документы и расчеты» (можно ввести
данные о некотором документе (платежное поручение, счет, накладная, акт
приемки-передачи основных средств и т. д.) или расчете (налогов,
переоценке валюты, начислении износа и т. д.), а также связанные с ним
проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам, а
нужные суммы заносятся в соответствующие документы, которые можно
распечатать на принтере).
> Перенос проводок позволяет импортировать данные, подготовленные в других
программах или созданные в «1С: Бухгалтерии» на других компьютерах.
На основании введенных проводок при помощи режима «Отчетность»
программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы.
«1С: Бухгалтерия» позволяет формировать 14 видов выходных документов,
не считая отчетов произвольной формы: оборотно-сальдовые ведомости,
шахматки, отчеты по журналу операций, карточки счетов и субконто, ведомости
анализа счетов по датам и по субконто, ведомости оборотов между субконто и
т. д.
Все эти отчеты (кроме отчета по журналу операций) используют
рассчитанные итоговые данные, поэтому соответствующие пункты меню будут
доступны лишь в случае, если итоги были рассчитаны.
Рассмотрим, какие стандартные отчеты мы можем получить по счетам,
используемым для учета основных средств.
> Список сводных проводок - это документ, содержащий обороты между счетами
(суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период
времени. Этот список содержит ту же информацию, что и шахматка, но
представляет ее другим способом. (Приложение Х1).
> Шахматка - это документ, содержащий табличное представление оборотов
между счетами за некоторый период времени. Шахматка часто используется
бухгалтерами, так как она дает наглядное представление о движении средств
и обязательств учреждения. (Приложение Ц1).
> Оборотно-сальдовая ведомость. Она содержит для каждого счета остатки на
начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период.
Этот оборот является одним из наиболее часто используемых в бухгалтерской
практике. (Приложение Ц2).
> Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется
аналитический учет, можно получить разбиение оборотов и остатков по счету
по конкретным объектам аналитического учета. Например, на счете 013
«Машины и оборудование» в учреждении числятся ксерокс «Минолта» и
спортивные снаряды. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 013
по всем субконто. (Приложение Ч1).
> Обороты счета (Главная книга) используется для вывода оборотов и остатков
счета за месяц и/или квартал. Он может быть очень полезен при подведении
итогов и составлении отчетности. Сформируем обороты счета 016
«Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь» за 4-й квартал
1999 года. (Приложение Ч2).
> Журнал-ордер и ведомость по счету. Этот отчет представляет собой отчет по
оборотам счета, детализированный по датам или проводкам. Таким образом,
данный отчет содержит сведения по счету о его начальных и конечных сальдо
в оборотах с другими счетами, детализированные по датам или по проводкам.
Сформируем данный отчет по счету 018 «Библиотечный фонд» по проводкам.
(Приложение Ч3).
> Анализ счета содержит обороты счета с другими счетами, обороты за
расчетный период, остатки на начало и на конец периода. Таким образом,
анализ счета представляет собой фрагмент Главной книги, касающийся
данного счета за период вывода итогов. (Приложение Х2).
> Анализ счета по субконто. Если по счету ведется аналитический учет, то
данные можно получить не только для счета в целом, но и для каждого
объекта аналитического учета по данному счету. (Приложение Х4).
> Анализ счета по датам. Часто необходимо получить обороты и остатки по
счету на каждую дату некоторого периода. Нужную информацию можно получить
из документа «Анализ счета по датам». (Приложение Ш1).
> Карточка счета. В документ «Карточка счета» включаются все операции с
данным счетом или операции по данному счету по конкретному объекту
аналитического учета. Кроме того, в карточке счета отражаются остатки на
начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой
операции. (Приложение Х3).
> Анализ субконто. В документе «Анализ субконто» для каждого субконто
выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в котором используется
это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. (Приложение Щ).
> Карточка субконто. Если необходимо получить максимально полную картину
операций по объекту аналитического учета или группе субконто, можно
воспользоваться «Карточкой субконто». Этот документ содержит все операции
с данными субконто в хронологической последовательности с указанием
реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на
начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в стоимостном и, при
наличии данных, в натуральном выражении. (Приложение Ш2).
> Обороты между субконто. В наборе стандартных отчетов программы «1С:
Бухгалтерия» имеется ведомость «Обороты между субконто», которая
позволяет ответить на вопрос, как связаны между собой два аналитических
объекта. Например, какие основные средства и на какую сумму получены от
поставщиков и т. д.
> Журнал операций. Отчеты по «Журналу операций» предназначены для получения
выборок из журнала операций. С их помощью можно вывести списки операций
за данный период, удовлетворяющие некоторым критериям: по номерам счетов
дебета или кредита, наличию некоторой строки в описании операции,
заданному номеру журнала и т.д. (Приложение Ш3).
> Произвольные отчеты. Кроме отчетов и ведомостей, описанных выше, «1С:
Бухгалтерия» позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет
задается с помощью файла, содержащего форму отчета и формулы расчета
каждого показателя. Можно изменять существующие отчеты и создавать новые.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Как отмечалось выше, основные средства, функционирующие в бюджетных
учреждениях, не участвуют в процессе производства, а обслуживают
происходящие в этих учреждениях процессы по удовлетворению социально-
культурных потребностей населения, осуществлению функций государственного
учреждения, то есть являются непроизводственными основными средствами.
Чем лучше и правильней будет организован бухгалтерский учет основных
средств в учреждениях и организациях, тем эффективнее они будут
использоваться для обслуживания происходящих в этих учреждениях процессов
по удовлетворению социально-культурных потребностей населения и
осуществлению функций государственного учреждения. Поэтому, очень важно
правильно организовать учет основных средств, независимо от, того
учитываются основные средства автоматизировано или нет.
Вопрос автоматизации учета основных средств с каждым днем звучит
более актуально, так как в сфере образования Московского района, на примере
которого я построила свою курсовую работу, наблюдаются значительные
перемены: открываются новые школы, начинают работать новые ДДУ и т.д.
В целом учет основных средств в бухгалтерии Московского РОО ведется
по правилам бухгалтерского учета (синтетический учет ведется на
соответствующих счетах, а аналитический – на предусмотренных для этого
документах).
Перед РОО Московского района ставятся немаловажные задачи по учету
основных средств (своевременное и полное документальное оформление и
отражение в учетных регистрах их поступления, перемещения и выбытия,
начисление износа в соответствии с действующими нормами и правилами,
контроль за сохранностью и эффективным использованием каждого объекта и
т.д.), осуществление которых во многом зависит от организации
бухгалтерского учета в целом.
Конечно, существуют ряд проблем по ведению бухгалтерского учета, в
том числе и проблема автоматизации. Основной проблемой является нехватка
средств на улучшение программного обеспечения. В рассматриваемой мной
бухгалтерии автоматизированный учет ведется только по труду и заработной
плате. По моему мнению, переход на автоматизированный учет таких разделов,
как основные средства, материалы и другие, намного упростит деятельность
бухгалтеров.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Закон РБ «о бухгалтерском учете и отчетности» // «Звязда» от 29.10.94.
2. А.Н. Белов. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы.
М.: «Финансы и статистика», 1995.
3. Бухгалтерский учет и контроль в РБ (сборник нормативных актов в 6-ти
томах). Мн.: «Амалфея», 1996.
4. В.Г. Дорофеев, М.А. Чапкович. Бухгалтерский учет исполнения бюджета.
Мн.: БГЭУ, 1996.
5. Методические указания «о прядке учета основных средств учреждений и
организаций, состоящих на бюджете», утвержденные Министерством
Статистики 21.07.97г. № 34.
6. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях».- М.:ПРИОР, 1999.
7. Чистов Д. В. «Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по
ведению бухгалтерского учета в «1С: БУХГАЛТЕРИИ-ПРОФ.».- М., 1997.
8. «1С: Бухгалтерия-проф 6.0»: Руководство пользователя. – М.: Фирма «1С»,
1992-1996 гг.
9. Бабаев Ю.А., Сироткина О.В. О проблемах учета основных средств в
бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет. – 1999, № 7, с. 7-11.
10. Кондакова Н. Переоценка основных средств // Главный бухгалтер. – 2000,
№ 2, с. 23-24.
11. Приказ Минстата РБ от 20.01.2000 г. № 21 «Об утверждении Порядка
проведения переоценки основных фондов организаций по состоянию на 1
января 2000 года». // Главный бухгалтер. – 2000, № 6, с. 23-31.
12. Королев Ю. Бухгалтерские программы // Главный бухгалтер. – 2000, № 4,
с. 73-74.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Страницы: 1, 2, 3, 4
|