Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами
ЦЕНТРОСОЮЗ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЗАБАЙКАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
СИБИРСКОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОТРЕБИТЕЛЬСКОЙ КООПЕРАЦИИ
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа
На тему: «Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами»
Исполнитель: Калинникова Е.В.
группа 201 БХ –
00 – 287
Научный
руководитель: Коренева Е.Б.
Чита 2003
План
Введение ___________________________________________________ 3
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ___________ 4
2. Аналитический и синтетический учет _________________________ 6
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,
продукции _____________________________________________ 8
4. Служебные командировки по России и за рубеж _______________ 15
4.1. Документальное оформление командировки ________________ 17
4.2. Сроки служебных командировок __________________________ 18
4.3. Рабочее время и время отдыха командированного __________ 19
4.4. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных
____________________________________________________ 20
4.5. Временная нетрудоспособность командированного __________ 23
4.6. Порядок выдачи и расходования авансов при командировках __ 23
4.7. Отчет работника о командировке _________________________ 24
4.8. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы _ 26
4.9. Гарантии и компенсации при командировках _______________ 27
4.10. Зарубежные командировки ______________________________ 30
4.11. Выдача аванса работнику _______________________________ 34
4.12. Отчеты о служебной загранкомандировке _________________ 35
4.13. Расчеты с подотчетным лицом ___________________________ 36
5. Представительские расходы _______________________________ 37
5.1. Оформление первичных документов _______________________ 38
5.2. Бухгалтерский учет _____________________________________ 40
6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными
лицами __________________________________________ 43
Литература ________________________________________________ 45
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто
возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также
различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению
организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных
расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для
покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических
лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные
хозяйственно-операционные цели.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотреть на примере конкретной организации порядок
учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Объектом исследования выбран Читинский областной союз потребительских
обществ – союз потребительских обществ области, созданный ими для
координации деятельности потребительских обществ и районных союзов
потребительских обществ, обеспечения защиты имущественных и иных прав
потребобществ и их членов, районных союзов, представления их интересов в
государственных органах и органах местного самоуправления, а также для
оказания правовых, информационных и иных услуг. Читинский ОПС является
добровольным объединением потребительских обществ – членов союза. Период
исследования – ноябрь 2003 года.
Методологической основой написания курсовой работы являются
нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная
литература и данные Читинского облпотребсоюза.
1. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету – перечисляя
деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее
оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь,
бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы
выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем
составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке
израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу.
Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты
организация должна ему компенсировать.
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в
учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только
включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается
приказом руководителя предприятия. В Читинском ОПСе разрешено получать
подотчет всем работникам административно-управленческого аппарата,
директорам магазинов и заведующим производством.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны
соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения
кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23
сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что
сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их
использовании и сделать это в срок.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных
сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один
раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в
бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику,
которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать
фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату,
не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только
на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из
выручки под отчет в ОПСе согласовываются с учреждением банка, где открыт
расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на
хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции (Приложение 1).
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда
направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места
назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник
получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о
командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он
отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему
положена.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые
расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими
организациями и предприятиями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-
смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь марки, конверты на
почте, бухгалтер – бланки документов в специализированных магазинах. Чтобы
получить деньги, сотрудник пишет заявление на имя руководителя организации,
в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он
подписывает приказ. В нем указывается кому и на какие цели выдаются деньги.
Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам,
удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под
отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом
работника они не являются и НДФЛ не облагаются.
2. Аналитический и синтетический учет
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это
предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31
октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно
отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому
отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого
утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.
В Читинском облпотребсоюзе применяется журнал формы К-10 (Приложение
2). В нем отражается: когда и кому выданы деньги, в каком размере, номер
расходного кассового ордера, на какие счета бухгалтерского учета отнесены
расходы подотчетника.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую
сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою
подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит
50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные
деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в
журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер
подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Потратив деньги, сотрудник составляет авансовый отчет, его форма № АО
-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия.
Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен.
Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным
бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет (Приложение 3).
Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои
расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции,
проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки.
Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной
расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в
нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно
должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у
продавца есть право торговать без кассового аппарата.
Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил ровно
столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и
задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен
вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный
кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще
потратил свои, то возможны следующие варианты:
1) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику
должны возместить разницу;
2) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность,
то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок,
подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей».
Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -
активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по
дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и
кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В Читинском ОПСе данные по подотчетным суммам заносятся в регистр
аналитического учета - журнал формы К-10, в нем делается группировка,
подсчитываются итоги за месяц.
Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета
составляется мемориальный ордер № 18 (Приложение 4), особенностью данной
формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры
аналитического учета. Делается это, чтобы определить итог оборотов, с
указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном
журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге
(Приложение 5). Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная
книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги
составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании
составляется баланс.
В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с
подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а
кредиторскую – по строке 628 «Прочие кредиторы».
3. Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей,
продукции
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,
хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности,
технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной
торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным
чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер
продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения
операции, сумма.
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо
приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась
заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие
реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер
организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека;
стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках
указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество
ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель
должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий
количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).
Пример
В Читинском облпотребсоюзе на бензин подотчет деньги не выдаются.
Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации
«Нефтемаркет» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку
запчастей (Приложение 6). Комиссия, в которую входят: специалист по
транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем)
признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых,
износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;
Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей
водителем;
Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на
новую.
Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом
чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров
(например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается
указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее
название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и
стоимости приобретенных организацией товаров.
В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки
приобретенных товаров представители организации должны составить акт,
фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их
приобретения.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек
является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом
оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный
представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-
материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции
товарного чека.
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей
необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в
данном случае первичным документом.
Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения
по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации,
утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование
документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого
составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители
хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование
должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и
правильность ее оформления.
Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить
достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно,
данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход
подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает
от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные
товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками
между юридическими лицами.
На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает
товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает
работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые
органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки
организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные
работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении
Страницы: 1, 2, 3, 4
|