Учет труда и заработной платы

лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом,

объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в

личной карточке, лицевом счете и производится расчет, заработной платы,

причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении

отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о

времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех

структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График

отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее

законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями

структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и

утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора

(контракта) с работником(ами) (форма № T-8 и 8а) применяются для оформления

и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой

службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им

лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании

приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке,

производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при

прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника(ов) в командировку (форма

№ Т-9 и № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника

(работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы,

подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В

приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы,

структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также

цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных

расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом,

удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании

приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте

назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые

заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После

возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый

отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его

выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного

задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором

работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или

уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа

(распоряжения) о направлении в командировку.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о

выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного

подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным

удостоверением и авансовым отчетом.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника(ов) (форма № Т-11 и -11а)

применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного

подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются

руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются

работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения)

вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

(ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13)

применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой

дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего

времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 — только для учета

использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда

начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или

расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с

помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля

изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них

присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех

документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета

заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы,

всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов

простоя и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле

учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно

ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной

продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании

соответствующих документов — справок о вызове в военкомат, суд, листов о

временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам;

время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной

работы — по спискам мастеров.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ

вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на

доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки

работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и

произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят

обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того,

служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

Расчетно-платежную ведомость используют малые и средние предприятия, где

число работников не велико и где предпочитают не вести лицевые счета в

дополнение к этим ведомостям, считая, что все необходимые сведения

содержатся и в налоговой карточке. На крупных предприятиях для расчета

заработной платы используются расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты

- платежные ведомости (ф. № 53). Однако на данных предприятиях, где

зарплата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете

работника отражаются все ее виды. И зачастую лицевой счет является формой,

где наиболее полно отражена информация, позволяющая осуществить выборку

заработной платы для начисления пенсии или подготовить справку в фонд

занятости для назначения пособия по безработице. Кроме того, лицевые счета

хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным основанием для выдачи

архивных справок о полученной работниками заработной плате.

Расчетно-платежная ведомость объединяет в себе две утвержденные формы

-расчетную и платежную ведомости. Рассмотрим на примере порядок ее

заполнения.

Пример. В ООО “Лира” начислена заработная плата сотрудникам за май

2001г.

Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Основание для

ее заполнения - первичные документы по учету кадров, выработки, фактически

отработанного времени и др.

Из личной карточки работника (форма № Т-2) в графы 21, 2 - 4 расчетно-

платежной ведомости переносятся данные о фамилии и инициалах, табельном

номере работников списочного состава, профессии рабочих или должности

служащих и работников аппарата управления, размере тарифной ставки или

должностного оклада конкретного работника. Эти же данные содержатся и в

лицевом счете работника.

Из табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной

платы переносятся данные:

- в графу 5 ведомости о количестве отработанных рабочих дней (из форм №

Т-12 графа 37 или № Т-13 графа 5) или часов (из форм № Т-12 графа 38 минус

графа 41 или № Т-13 графа 6),

- в графу 6 ведомости (из форм № Т-12 графа 41) об отработанных выходных

и праздничных днях, которые оплачиваются по двойному тарифу.

Из лицевого счета переносятся данные о начислениях за текущий месяц:

- по видам оплат в графы 7 - 11 ведомости (данные из граф 29-33 и 35-37

формы № Т-54 либо из второй страницы формы № Т-54а). Это могут быть оплаты

из: фонда оплаты труда, чистой прибыли организации, компенсация морального

вреда по решению суда, единовременные поощрения, материальная помощь,

возмещение командировочных расходов сверх установленных норм,

компенсационные выплаты при увольнении и др.

- в графу 12 ведомости данные о стоимости распределенных материальных и

социальных благ (из формы № Т- 54 графы 34 либо второй страницы формы № Т-

54а). Это может быть оплата из средств предприятия за работника товаров

(работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания

детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также

относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у

физического лица по договору гражданско-правового характера и материальная

выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ,

услуг) и др.

Затем в графе 13 ведомости отражаются итоговые суммы начислений за

текущий месяц.

В форме также отражаются произведенные удержания - налог на доходы,

сумма выданного аванса за первую половину месяца, удержания по

исполнительным листам, по инициативе администрации (например, сумма

недостач, задолженности по авансовому отчету и командировке) или по

заявлению работника. Сумма налога на доходы сверяется с данными расчета по

налоговой карточке формы 1-НДФЛ, поскольку только в ней содержатся все

необходимые сведения для правильного расчета данного налога с учетом всех

льгот, вычетов и сумм полученного дохода нарастающим итогом с начала года.

Затем в графе 20 отражается сумма к выплате, для чего из суммы в графе

13 вычитается сумма удержаний (графы 14 –17). Положительная разница

заносится в графу 18, отрицательная - в графу 19.

Графы 20-22 ведомости, содержащие сумму к выдаче, фамилию и подпись

работника, расположены в конце формы для наглядности и удобства чтения

работником при получении денег.

По всем графам, в которых отражены суммы начислений и удержаний, а так

же графам 18-20 подводятся итоги, полученные суммы записываются в строку

“Итого”. Эта сумма вписывается бухгалтером от руки в конце ведомости после

последней фамилии. При подведении итогов бухгалтер, составивший ведомость,

делает на первом листе в графе “Сумма” запись об общей сумме, подлежащей

выплате по данной ведомости (берется из итоговой строки по графе 20) и

сроках произведения выплат. После этого ведомость подписывает главный

бухгалтер и руководитель организации (или иные лица, уполномоченные давать

разрешение на выплату денежных средств из кассы), при подписании

проставляется дата.

Подписанная ведомость передается в кассу организации для выплаты

работникам заработной платы. При получении денег каждый работник

расписывается в графе 22.

По истечении срока, установленного в ведомости для выплаты денежных

средств, ведомость закрывается. Напротив фамилии сотрудников, не получивших

деньги по ведомости, кассир ставит отметку “Депонировано” в графе 22. В

конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных

суммах.

После этого кассир, производивший выплату, составляет на сумму выданной

заработной платы расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Дата и номер

этого расходного ордера проставляются в ведомости.

Подписанная кассиром ведомость вместе с расходным кассовым ордером

прилагаются к отчету кассира за день последнего срока выплаты по ведомости

и сдаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления

ведомости, пересчитывает данные о выданных и невыданных суммах, сверяет с

отчетом кассира. Если расхождений не обнаружено, бухгалтер подписывает

форму, проставляет расшифровку своей подписи, указывает дату проверки,

которая, как правило, должна совпадать с датой представления отчета

кассиром.

Депонированные суммы заносятся в реестр депонентов.

Если заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53),

то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма №

Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для

подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период

(например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо

делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на

каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в

которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение,

разряд, оклад, стаж работы, время поступлений на работу и др.), все виды

начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным

легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Он заполняется

на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ

(нарядов, заказов-нарядов, книги учета выработки и т.п.), отработанного

времени (табелей учета использования рабочего времени формы № Т-12 и № Т-

13). Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении

работников формы № Т-11 и № Т-11а, записок-расчетов о предоставлении

отпуска работнику (форма № Т-60) и при прекращении действия трудового

договора (контракта) с работником (форма № Т-61) , акта о приемке работ,

выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время

выполнения определенной работы (форма № Т-73), листков и справок на

доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы с

учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и

определяется сумма к выплате на руки.

Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

По сравнению с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. №

71а в настоящее время произошли некоторые изменения в составлении лицевого

счета работника.

Изменения, внесенные в форму Т-54, связаны с изменениями в исчислении

налога на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых свидетельств

государственного пенсионного страхования, сокращением разновидностей оплат,

надбавок на большинстве предприятий.

Рассмотрим порядок ведения лицевого счета работника на примере

конкретного физического лица.

Пример. Иванова Лидия Степановна принята на работу в ООО "Веда" 1 апреля

2001 г. ткачихой 5 разряда с часовой тарифной ставкой 31 рубль. Является

вдовой, имеет ребенка в возрасте до 18 лет. Имеет право на получение

стандартных налоговых вычетов за каждый месяц (до получения размера доходов

20 тыс. рублей в размере 400 руб. на себя и 600 руб. - двойной вычет на

ребенка). Представила Справку о доходах по прежнему месту работы и написала

заявление на предоставление ей стандартных вычетов по новому месту работы.

Лицевой счет открывается с приемом работника на работу или с 1 января

нового отчетного года на уже работающего сотрудника организации. При приеме

работника на работу сведения из личной карточки работника (форма № Т-2)

переносятся в его лицевой счет.

Дата составления лицевого счета в новой форме отсутствует, т.к.

практически начало расчетного периода и определяет дату заполнения формы. В

нашем примере расчетный период начинается 1 апреля 2001 г.

В верхней части карточки указывается наименование организации и ее код

по ОКПО, например 16035715. Если организация небольшая и не имеет деления

на структурные подразделения, то в этой строке ставится прочерк.

В графе "Категория персонала" указывается категория, к которой относится

работница (управленческий персонал, рабочие, служащие). Графа заполняется в

тех организациях, где предусмотрено такое деление работников по категориям

в штатном расписании. В нашем примере "рабочая".

Далее указывается ИНН, присвоенный работнице налоговыми органами (данные

берутся из свидетельства), рядом указывается номер страхового свидетельства

государственного пенсионного страхования и код места жительства. Данные

сведения облегчают дальнейшее заполнения сведений, представляемых в

Пенсионный фонд и заполнение формы 1 и 2-НДФЛ.

В графе "Состояние в браке" указывается семейное положение сотрудника:

женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова).

В нашем примере - вдова. Графа необходима для расчета стандартных налоговых

вычетов, предоставляемых на ребенка сотрудника.

В графе "Количество детей" указывается количество несовершеннолетних

детей, а также детей, учащихся в дневных учебных заведениях, на которых

работнику предоставляются стандартные налоговые вычеты. В нашем примере -

1.

Сведения об иждивенцах исключены из формы в связи с тем, что такое

понятие не содержится в главе 23 "Налог на доходы физических лиц" НК РФ и

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5