Курсовая работа: Возможности конференции как коммуникативного канала
Курсовая работа: Возможности конференции как коммуникативного канала
Содержание
Введение
1. Общая
характеристика конференций
1.1
Понятие и виды конференций
2.
Организация и проведение конференций
2.1
Организация конференции
2.2 Проведение
конференции
3. Международные конференции
3.1
История международных конференций
3.2
Подготовка, организация и проведение международных
совещаний и конференций
3.3 Правила
процедуры и формы работы
Заключение
Список литературы
Введение
Ежегодно в мире проводятся сотни
тысяч деловых мероприятий различного формата: визиты, конгрессы, конференции,
симпозиумы, семинары, деловые встречи и т.п. Организация конференций,
конгрессов и иных событий международного и регионального уровня представляет
собой самостоятельное направление в области деловых услуг.
Один из эффективнейших способов
передачи информации для общественности, прессы, телевидения, радио – это
организация и проведение конференций.
Основное назначение конференций
состоит в адресном распространении информации (новостей, документации,
фотографий) среди групп общественности, редакций СМИ. А потому, чтобы созвать
конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у участников и журналистов
могут возникнуть вопросы. Подобного рода общения ускоряют поступление
информации, отличаются авторитетностью источников сведений и новостей,
достоверностью сведений. Важное преимущество конференций состоит в том, что
всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета сведений
и новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и
выступлений). К тому же приглашение признанных авторитетов в своей области,
лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает
дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.
Сейчас, когда информационное
пространство становится все более насыщенным, когда компании вынуждены бороться
с финансовым кризисом, очень важной становится изучение возможностей такого
коммуникативного канала как конференция.
Цель работы – исследовать процесс
организации конференции.
Для достижения цели поставлены
следующие задачи:
В ходе исследования были изучены работы
как отечественных авторов, так и зарубежных специалистов. Хотелось бы отметить
работу М.В. Гундарина «Теория и практика связей с общественностью: основы
медиа-рилейшнз», в которой обобщен теоретический и практический материал,
посвященный правилам подготовки и проведения пресс-конференций, хотя многое из
теоретического материала взято из работ Варакуты С.А., Егорова Ю.Н «Связи с
общественностью», Кондратьева Э.В., Абрамова Р.Н. «Связи с общественностью».
Исходя из всего вышесказанного
логичной представляется следующая структура работы: введение, основная часть,
заключение и список литературы.
1. Общая характеристика конференций
1.1
Понятие и виды конференций
Конференции – одни из тех
мероприятий, без которых сложно себе представить цивилизованный бизнес и науку.
Конференция представляет собой выступления докладчиков по определенной теме.
Цель конференции - обсуждение и
решение различных проблем. Практически конференция является совещанием или
собранием производственной группы и может быть организована территориально как
в одном, так и в разных местах (распределенная конференция). Существует также
популярный формат аудио- или видеоконференций, проводящихся на расстоянии и
позволяющих порой значительно сэкономить средства на организацию мероприятия.
Обычно конференция «привязана» к
определенной теме. Научная конференция, как правило, посвящена научной теме, ее
участники – представители науки и студенты.
Основные задачи деловой конференции –
укрепление деловых связей, бизнес-знакомства и презентации новых
бизнес-решений. Пресс-конференции направлены на представителей прессы и
различных каналов коммуникаций и посвящаются определенной теме. На
пресс-конференциях журналисты имеют возможность задавать вопросы гостям
конференции. Существуют также другие виды конференций.
Бизнес-конференции – это один из видов конференций, на
которых обсуждаются:
проблемы, затрагивающие
представителей определенных отраслей и направлений;
особенности действующего
Законодательства и предложения по его совершенствованию;
политика государства в отношении
определенных отраслей;
практика работы лучших компаний
отрасли и т.п.
отличие от семинаров и тренингов, на
бизнес-конференциях рассматриваются не только известные, проверенные результаты,
но и новые бизнес-предложения, идеи.
процесс проведения бизнес конференций
состоит из множества мелочей, ни одну из которых нельзя упустить.
Организация и проведение конференций,
техническое и организационному обеспечению семинаров и конференций различной
степени сложности:
бронирование конференц-зала для
проведения мероприятия и гостиничных номеров для приезжих делегатов,
оформление помещений для мероприятия,
согласно фирменному стилю компании-организатора
организация питания
техническое обеспечение конференции
разработка и воплощение в жизнь
концепции мероприятия
подготовка и печать пресс-китов
фотосъемка и видеосъемка
развлекательная программа
Пресс-конференции представляют собой весьма
эффективный метод передачи информации прессе и другим СМИ. Пресс-конференции
как метод общения со средствами массовой информации (если пользоваться им
разумно) дают весьма положительные результаты.
Встреча журналистов с представителями
государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих
структур традиционно называется пресс-конференциями. Этим термином обходятся и
в тех случаях, когда журналистский корпус представляет телевидение и радио.
Таким образом, основное назначение
пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей,
документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать
пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут
возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только
для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно
прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют
поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников
новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций
состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение
дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы,
фотографии, тексты речей и выступлений). Ну, а приглашение признанных
авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально
полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования
предлагаемой информации.
Подготовка пресс-конференции
предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего, необходимо определить
день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего
графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию
рассылаются секретарем по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего
приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить
представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов
новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с
просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах,
которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена
просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько
журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или
коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит
лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль
намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко
указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также
сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в
целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей,
поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на
пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет
общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все
органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне
были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках
радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00 - 11.30 или
на 14.30 - 16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно,
будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время
ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий
день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в
определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о
том, чтобы не произошла накладка, и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь
другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить
сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для
организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой
план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий
пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием
исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей
единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей)
пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные
сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая
просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции
недолжна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе
пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо
провести репетицию всех участников. Особенную важность репетиция представляет в
случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с
журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция
необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции
проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки,
интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее.
Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с
помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции
готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или
произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура
зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика
требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой
информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс-конференций
заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в
папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по
теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы,
относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее
отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде.
Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего
используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается
журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям
аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями
пресс-конференцию.
2 Организация и проведение конференций
2.1
Организация конференции
Конференция, как и любое деловое
мероприятие - это напряженная работа, как для самих участников, так и для
организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное
время должны обсудить стоящие перед ними вопросы и принять, если это
необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей секретаря в
организации мероприятий является максимальное удовлетворение задач,
поставленных Клиентом.
Это достаточно сложный процесс, который
потребует большого количества сил и времени:
- подобрать конференц-зал;
- создать комфортную атмосферу,
отвечающую формату и целям делового мероприятия;
- продумать и учесть множество
организационных моментов.
Секретарь может предложить различные
варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать
необходимое конференц-оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов,
предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а
также по Вашему желанию сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не
упустить ни одну деталь!
Осуществление работ по проведению
конференции начинается после получения соответствующего запроса от Заказчика.
Основные требования к содержанию запроса – это указание дат начала и окончания
конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной
информации, составляется предварительная смета расходов на проведение
конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но, как
правило, Заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации
конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.
В первую очередь необходимо подобрать
место проведения конференции, которое обеспечит комфортное размещение
участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана
рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь
возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического
оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется
подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с
учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется
выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации
и проведения конференции.
С целью гарантированного обеспечения
участников конференции номерами в гостиницах, осуществляется предварительное
бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних
участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату
за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники
конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор
средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований,
как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции
предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения
конференции.
Заказчик обязан проинформировать
участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг
компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством
рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора
конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.
В случае необходимости предоставления
визовой поддержки иностранным участникам конференции, осуществляется сбор
необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется
пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.
Заказ легкового транспорта для встреч
и проводов участников конференции в аэропортах, их транспортировки от гостиницы
до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в
которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо,
если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно
участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта
(представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.
Организация экскурсий, культурной
программы, пост-конгрессных туров для участников конференции и гостей
осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика или предлагается в
качестве опциона непосредственно участникам конференции. При этом
осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего
комплекса туристско-экскурсионных услуг.
Все положения, перечисленные выше,
находят отражение в договоре на организацию и проведение конференции.
Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и
участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения
конференции.
2.2 Проведение
конференции
Подготовка к проведению конференции
(т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее
открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны
незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение
дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.
Приглашение на конференцию нужно
разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем
следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько
прибудет участников.
В приглашении обязательно должно быть
указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также
наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного
места.
Нужно позаботиться о том, чтобы при
проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все
время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных
через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить
список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для
подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
Проведение конференции начинается с
прибытия первого участника конференции в аэропорт и заканчивается с вылетом
последнего участника. В течение всего периода проведения конференции
осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии
с договором.
В случае необходимости принимающая сторона
может организовать присутствие своих сотрудников в аэропорту (аэропортах), в
гостиницах, на приемах и при реализации культурной программы, а также на иных
мероприятиях и объектах, если это является необходимым с точки зрения
обеспечения качества.
Сотрудники принимающей стороны могут
осуществлять регистрацию участников конференции, осуществлять взимание оплаты
дополнительных услуг (транспорт, авиабилеты, экскурсионные программы и пр.),
помогать в оформлении ключей в гостинице, осуществлять проверку и тестирование
электронного оборудования, проверять своевременное предоставление кофе-брейков,
ланчей и ресторанного обслуживания, осуществлять координацию подачи
транспортных средств в аэропортах, в гостиницах и на других объектах,
контролировать предоставление культурных и экскурсионных программ, оказывать
помощь и иные услуги участникам конференции, если это является необходимым с
точки зрения обеспечения качества предоставления услуг.
3. Международные конференции
3.1 История
международных конференций
История международных конференций
уходит в далекое прошлое. Первоначально, вплоть до второй половины XIX века,
среди международных конференций различали конгрессы и конференции. Конгрессами
именовались обычно такие международные конференции, в которых участвовали главы
государств и правительств и которые преследовали заключение мирных договоров:
таковы, например, Венский конгресс 1815 года, Аахенский конгресс 1818 года,
Парижский конгресс 1856 года. Однако уже с конца прошлого века и особенно с
начала XX века термин «конгресс» совсем выходит из употребления, и в практику
межгосударственных совещаний все чаще внедряются названия «международная
конференция» и «международное совещание»: Версальская конференция 1919 года,
Конференция трех великих держав в период второй мировой войны, Парижская мирная
конференция, Женевское совещание глав правительств четырех держав 1955 года,
Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе 1972-1975 годов и др.
Страницы: 1, 2
|