Разработка информационной технологии в ЗАО Гориславцев и К

системой является Windows-95 и сохранение привычного для пользователя

интерфейса и назначений функциональных клавиш представляется нам

разумным. И облегчит процесс обучения пользователей.

(есть,нет)

4. Удобство интерфейса. Подразумевается удобство ввода информации и

отсутствие повторения одних и тех же операций, а так же удобство

представления аналитической информации.

(высокое, среднее, низкое)

5. Настраиваемость. В данной компании проводится не обычная автоматизация

учета, а создается единая информационная система, связывающая различные

отделы единым информационным пространством и кроме стандартных

бухгалтерских операций потребуется создать целый ряд оригинальных

решений для данной фирмы.

Оценивается по шкале (высокая, средняя, низкая)

6. Стоимость одного рабочего места. Понятно, что компания готова потратить

какую-то сумму денег для проведения нововведения, но она не должна

превышать установленного руководством фирмы лимита.

(Стоимостная оценка)

7. Возможно ли написание базы данных собственными силами. Это

дополнительное условие несомненно являющееся плюсом. Но не оказывающее

решающего воздействия.

Таблица 3.3

Сравнение программных продуктов по заданным критериям.

|Программный |Критерии оценки |

|продукт | |

| |Сервис | |Win |Интерфей|Настраив|Стоимомт|

| | |Соответс| |с |аемость |ь, 1р/м,|

| | |твие | | | |$ |

| | |размерам| | | | |

|1:С |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |250 |

|БЭСТ |Сред. |Да |Нет |Нет |Низ. |200 |

|Галактика |Выс. |Да |Да |Сред. |Выс.. |300 |

|Иннотек |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |200 |

|Супер-Менеджер |Сред. |Да |Да |Сред. |Сред. |350 |

|R-3 |Низ. |Да |Нет |Сред. |Сред. |200 |

|Platinum |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

|Scala |Выс. |Да |Да |Выс. |Выс. |5000 |

Сравнив программные продукты видно, что наиболее подходящим по заданным

критериям является 1:С Предприятие 7.7 SQL. Дополнительным плюсом является

возможность создания системы собственными силами это позволит уменьшить

затраты на нововведение. Кроме этого в процессе создания собственной

системы сотрудники получат опыт в области системной интеграции, и фирма

сможет предоставлять своим клиентам новую услугу.

3 Описание особенностей основных бизнес-процессов в документообороте.

Ту часть документооборота, которая связана с внесением/изменением

информации в системе можно разделить условно на два вида – бухгалтерская и

оперативная. Под бухгалтерскими будем понимать внесение таких изменений в

систему, которые вызывают формирование бухгалтерских проводок.

Особенностями бухгалтерской информации являются:

1. Изменения вносятся только на основании правильно оформленных документов,

имеющих в обязательном порядке дату и номер (такие документы называются

первичными).

2. Первичные документы при складировании упорядочиваются (обычно по

номерам). Должна существовать возможность всегда легко найти и проверить

первичный документ, на основании которого была внесена бухгалтерская

проводка.

3. Высокие требования к достоверности внесения информации, так как ошибки

могут вызвать финансовые потери на штрафы при налоговых проверках.

Всю остальную информацию (учет переписки, нарядов-заказов на выполнение

работ, сведений о клиентах) можно отнести к оперативной.

При больших объемах документооборота удобно использовать следующую схему

формирования и контроля исходящих бухгалтерских документов:

- оператор формирует и распечатывает документ с уникальным штрих-кодом,

состоящим из номера и контрольной суммы документа;

- после оператор проверяет документ, и считывает штрих-код сканером;

- система находит документ, проверяет контрольную сумму и если она

совпадает, выполняет проведение документа, если контрольная сумма не

совпадает то выдается информационное сообщение.

Такой же процесс можно использовать при учете большого потока скажем

заказов-нарядов.

Процессноая схема работы фирмы в будущем состоянии Рис. 10

4 Планирование нововведения

Таблица 3.4

Тактический план развития

| |1 этап. Подготовительный. |

|1-ый месяц |Назначение менеджера курирующего проект. |

| |Обеспечение информированности сотрудников |

| |Подбор сотрудников в группу проводящую разработку и |

| |реализацию проекта. |

| |2 этап. Проектирование и постановка задачи. |

|2-ой месяц |Внутренний аудит для выявлений проблем учета. |

| |Описание бизнес-процессов для постановки задачи и написания |

| |интерфейса. |

| |Создание структурной схемы организации. |

| |3 этап. Создание системы. |

|3-ий месяц |Создание оболочки. |

| |Тестирование и доработка. |

| |Перекачивание данных из БД Access и БД 1:С Бухгалтерия 6:0. |

| |Анализ остатков за период и проверка корректности переноса |

| |данных. |

| |4 этап. Внедрение системы. |

|4-ый месяц |Обучение пользователей. |

| |Плавный перевод пользователей на новую системы. |

| |Сбор отзывов пользователей и доработка системы по мере |

| |возникновения необходимости. |

| |5 этап. Поддержание работоспособности системы. |

| |Назначение лица или группы лиц ответственных за поддержание |

| |системы. |

Стратегический план развития (срок 1 год)

Введение бухгалтерской подсистемы и обеспечение получения информации по

оплате в режиме реального времени.

Создание налаженной системы регулярного напоминания должникам.

Создание эффективной системы учета работ.

Улучшение существующей системы поставок и сервиса.

Анализ полученного эффекта и планирование дальнейших изменений.

5 Экономический эффект от ввода информационной системы.

Оценка экономического эффекта от ввода интегрированных информационных

систем для малых и средних предприятий достаточно сложна. Для наших условий

вообще вряд ли есть стандартные алгоритмы для этого, потому что основой бум

появления этих предприятий начался всего 5-6 лет назад.

Руководители при внедрении информационных систем обычно руководствуются

следующими соображениями:

- теперь это есть у всех, это характеризует уровень сервиса, это важное

конкурентное преимущество;

- с ростом компании предыдущая система исчерпала свои возможности,

расширение ее требует на порядок больше затрат (создание новой структуры

в организации), поэтому выгоднее вложить деньги дорогие, но перспективные

новые технологии;

- нет других способов улучшить качество предоставляемых услуг (например,

сколько кассиров в ж/д кассах не сажай, все равно без ПК будут очереди).

Введение информационной системы на первом этапе выявляет много

организационных проблем в организации. Хотя скорость ввода и обработки

информации увеличивается, однако выявляется необходимость вести учет по

дополнительным позициям, что требует большего ввода информации. Может быть

достаточно много непредсказуемых факторов, таких как скажем выявление

неучтенного товара или даже целого склада или непродуктивного расходования

ресурсов.

Попробуем оценить прямую выгоду от увеличения эффективности работы по

клиентам задерживающим платежи. Существуют 2 основных способа работы с

должниками – это прозвонка с напоминаниями (занимает больше времени, но

наиболее эффективна, т. к. есть личный контакт) и рассылка писем с

напоминаниями (занимает меньше времени, но и менее эффективна). Обычно

сочетаются оба этих способа. Исходные данные рассчета приведены в Таблица

3.5.

Таблица 3.5

Исходные данные

|Показатель |В существующей системе.|В новой системе. |

|Время, необходимое для |5 |0,1 |

|определения | | |

|задолженности, мин | | |

|Среднее время звонка |30 |30 |

|1-ому клиенту, мин | | |

|Выход оплативших по |80 |80 |

|звонкам, % | | |

|Печать 1 письма с |10 |0,1 |

|напоминанием и | | |

|расшифровкой | | |

|задолженности | | |

|Выход оплативших по |50 |50 |

|письмам %. | | |

При количестве клиентов 3 000, около 15 % задерживают платежи. Из них 10% -

это неплательщики, которым достаточно письменного напоминания о наличии

задолженности, 5% - это «злостные» неплательщики, в работе с которыми

требуется звонок по телефону – это 300 и 150 клиентов ежемесячно.

При существующей системе требуется ((5+30)*150 + 10*300)/60=135,7 часов

чистого рабочего времени, для выполнения этой работы.

При новой информационной системе потребуется ((30+0,1)*150+0,1*300))=75,75

чистого рабочего времени.

Производительность возрастет как минимум на 55%, даже без учета того, что

из-за более быстрого и точного прохождения информации о платежах,

напоминания будут идти более избирательно.

В конечном итоге, если принять, что платежи 10%*0,5+5%*0,8=9 % клиентов

собираются после напоминания, то учитывая возросшую эффективность работы

объем собираемых платежей можно увеличить как минимум на 3-4 %.

Системная карта будущего состояния Рис. 11

6 Меры по преодолению сопротивления нововведению

Проблема сопротивления

При внедрении любого нововведения менеджер сталкивается с сопротивление

людей.

Лучшим решением по решению проблемы сопротивления будет создание мотивации.

То есть необходимо со стороны руководства:

1. Обнаружить и показать неудовлетворенности текущим состоянием.

2. Обеспечить участие в нововведении.

3. Ввести систему поощрений.

4. Предоставить людям времени и возможностей выйти из текущего состояния.

Рассмотрим, как можно использовать эти меры в нашей ситуации:

. Прежде всего, необходимо разъяснить сотрудникам, почему руководство

недовольно текущим состоянием информационной системы в настоящее время и

каким оно хочет его видеть в будущем. Подробно объяснить, почему принято

решение создать новую систему собственными силами, а не какое-то иное

решение. Лучше всего сделать это на общем собрании сотрудников фирмы,

которое должно быть первым шагом к внедрению нововведения. Надо

обнародовать цели и план развития, а так же разъяснить роль каждого

сотрудника. Разъяснить, что будет проведена работа по обучению и

заверить, что перемены не приведут к увольнению среди сотрудников. Это

позволит уменьшить слухи, связанные с нововведением и как следствие

снизить страх перед ним. Руководство должно обратиться к сотрудникам, с

просьбой высказать свои мысли, идеи и пожелания. Заверить, что наиболее

интересные будут отмечены и учтены в процессе проектирования и внедрения.

. Для вновь создающейся группы, ответственной за проект, требуются

сотрудники в первую очередь их надо искать среди собственных сотрудников.

Надо тщательно проанализировать имеющиеся кадры и предложить принять

участие в проекте. Более всего это касается отдела прикладных программ и

сотрудников работающих по сдельной форме оплаты. Необходимо объявить

среди них свободный набор во вновь создаваемую группу. Отказ всегда

должен быть четко мотивирован. Вероятно, потребуется и набор новых

опытных программистов.

. Для избежания мифов о старых добрых временах надо регулярно

информировать людей о ходе нововведения на собраниях, постоянно сравнивая

новые результаты с предыдущими показателями. У людей должно быть ощущение

движения вперед к общей цели.

Необходимо уделить дополнительное внимание корпоративным мероприятиям в

этот период объявить какой-нибудь корпоративный конкурс или провести,

например, футбольный матч между сотрудниками разных отделов. Это не

потребует больших затрат, но напомнит людям, что все они составляющие

одного целого.

. Переход на новую систему по возможности должен быть постепенным.

Желательно по мере создания модулей системы тут же внедрять их на рабочих

местах и обучать сотрудников работе с ними. По результатам обучения

необходимо провести тестирование. То есть необходимо назначить одного из

участников группы ответственным за обучение.

Проблема переходного периода.

Мероприятия по управлению переходным процессом:

1. Создание и расширение ясного представления о будущем состоянии

организации. Необходимо четко обрисовать цели создания общей

информационной сети и разъяснить ее задачи. Лучше всего сделать это на

общем собрании фирмы предшествующем началу нововведения. На нем

необходимо сообщить сотрудникам о примерных сроках начала мероприятия и

плане его проведения. Должна быть создана «папка для изучения», в которой

каждый сотрудник может более подробно ознакомиться с планами переходного

и будущего состояния, а также написать свое мнение.

2. Наше предприятие включает в себя компоненты:

- организационная структура;

- персонал;

- цели и задачи.

В процессе осуществления программы нововведения изменяется структура

предприятия, т. к. произойдет перераспределение обязанностей среди

сотрудников, цели и задачи организации не меняются, т. к. остается

неизменным профиль предприятия и состав работы на рынке.

Т. о. нововведение происходит более всего в компоненте организационная

структура.

3. Наиболее важные элементы переходного процесса:

- менеджер переходного процесса;

- ресурсы необходимые для перехода;

- план переходного процесса;

- структура переходного процесса.

Это означает, что необходимо создать группу менеджеров для управления

переходным процессом. Они связаны непосредственно с руководством и обладают

полномочиями для внесения корректив в процесс осуществления нововведения.

Эта группа менеджеров действует только в период переходного процесса.

План перехода нужен для того, чтобы обеспечить эффективное управление

переходом. Оно заключается в том, чтобы осуществить переход из текущего

состояния в будущее без ущерба для организации в целом и для отдельных

сотрудников. Переходный процесс в данном случае происходит в соответствии с

тактическим планом развития и по схеме контура управления.

В нашем случае структура претерпевает изменения. Для успешного

осуществления данного проекта назначается куратор проекта, который без

отрыва от основной деятельности контролирует и направляет работу группы

осуществляющей проект.

КОНТУР УПРАВЛЕНИЯ ПЕРЕХОДНЫМ ПРОЦЕССОМ

Входные параметры:

1. Покупка программного обеспечения и оборудования.

2. Создание инновационной группы сотрудников.

Управляющее воздействие:

3. Сокращение (увеличение) сметы расходов.

4. Мотивация.

Выходные параметры:

5. Затраты.

6. Квалифицированный персонал.

Контур управления переходным периодом Рис.

12

Проблема власти

В рамках проводимой работы по преодолению проблемы власти проводятся

следующие конкретные действия:

1). Проведение всеобщего психологического тестирования при приеме на

работу;

2). Проводить совместные культурно-массовые мероприятия;

3). Регулярное проведение планерок и отчетных собраний;

4). Открытое поощрение за успешную работу;

5). Доводить до всеобщего сведения появление вакантных мест и

устраивать открытые конкурсы на их получение;

6). Организовать разделение сотрудников на группы, между которыми

проходят соревнования;

7). Создать командный дух организации с помощью установления всеобщей

мотивации.

Проводимые мероприятия будут иметь успех при четко определенной

структуре власти фирмы.

Кроме того, необходимо заручиться поддержкой критической массы всех

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5