Бухгалтерский учет и отчетность в бюджетных организациях

бухгалтерского учета по мемориально-ордерной и журнально-ордерной формам

учета. Далее рассмотрим особенности каждой из названных форм.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета определяется следующими

признаками: количеством, структурой и внешним видом учетных регистров,

последовательностью связей между документами и регистрами, а также между

самими регистрами и способом записи в них, то есть использованием тех или

иных технических средств. Бухгалтерский учет исполнения смет расходов

осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в

соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и

организациях, состоящих на бюджете.

Состав учетных регистров и последовательность записи в них при

мемориально-ордерной форме учета представлены на рисунке 1.

[pic]

При мемориально-ордерной форме учета проверенные и принятые к учету

документы систематизируются по датам совершения операций и оформляются

мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются

следующие постоянные номера:

- мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям

(Ф.381);

- мемориальный ордер 2 – накопительная ведомость по движению средств на

бюджетных текущих счетах (Ф.381);

- мемориальный ордер 3 – накопительная ведомость по движению средств на

текущих счетах по внебюджетным средствам (Ф381);

- мемориальный ордер 4 – накопительная ведомость по расчетам чеками из

лимитированных книжек (Ф.323);

- мемориальный ордер 5 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и

стипендиям (Ф.405);

- мемориальный ордер 6 – накопительная ведомость по расчетам с разными

учреждениями и организациями (Ф.408);

- мемориальный ордер 7 – накопительная ведомость по расчетам в порядке

плановых платежей (Ф.408);

- мемориальный ордер 8 – накопительная ведомость по расчетам с

подотчетными лицами (Ф.386);

- мемориальный ордер 9 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению

основных средств (Ф.438);

- мемориальный ордер 10 – накопительная ведомость по выбытию и перемещению

материальных и быстроизнашивающихся предметов (Ф.438);

- мемориальный ордер 11 – свод накопительных ведомостей по приходу

продуктов питания (Ф.398);

- мемориальный ордер 12 – свод накопительных ведомостей по расходу

продуктов питания (Ф.411);

- мемориальный ордер 13 – накопительная ведомость по расходу материалов

(Ф.396);

- мемориальный ордер 14 – накопительная ведомость начисления доходов по

специальным средствам (Ф.409);

- мемориальный ордер 15 – свод ведомостей по расчетам с родителями за

содержание детей (Ф.406).

По остальным операциям составляются отдельные мемориальные ордера ф.274,

которые нумеруются, начиная с 16 за каждый месяц в отдельности.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его

заместителем и исполнителем, все мемориальные ордера регистрируются в книге

"Журнал – главная" (ф.308). Учет в книге "Журнал – главная", как правило,

ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по

счетам.

Книга "Журнал – главная" открывается записями сумм остатков на начало

года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Записи в ней

производятся по мере составления мемориальных ордеров и накопительных

ведомостей – один раз в месяц. Сумма мемориального ордера записывается

сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих

субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и

по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой

после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по

каждому субсчету.

Аналитический учет ведется в учетных регистрах (в книгах, карточках,

накопительных ведомостях, машинограммах и др.). Порядок записей в регистрах

учета изложен в соответствующих разделах Инструкции №107. Формы регистров

приведены в альбоме форм бухгалтерской документации для учреждений и

организаций, состоящих на бюджете.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью

учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко

используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются: трудоемкость

учета, отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость

аналитического учета, формы регистров порой не содержат показателей,

необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления

отчетности.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

- применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в

которых ведется только по кредитовому признаку;

- совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического

учета;

- отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе

показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

- сокращение количества записей, благодаря рациональному построению

журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со

значительным количеством реквизитов и запись в них производят ежедневно

либо с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые

служат для накапливания и группировки данных первичных документов.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того

синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале.

Операции, по которым счета дебетуются, будут записаны в Главную книгу. Тем

самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам.

Месячные итоги каждого журнала – ордера показывают общую сумму кредитового

оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы

дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту

счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов.

Полученный итог с выведенными в отдельных графах журнала итогами по

дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных

ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с

аналитическим.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу.

Для проверки правильности записей в главной книге подсчитывают суммы

оборотов и сальдо по всем счетам.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых

сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным

Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая

схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рисунке 2.

[pic]

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет

значительно уменьшить трудоемкость учета за счет совмещения в одном

регистре синтетического и аналитического учета, что облегчает составление

отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и

громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное

заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

5 Первичные учетные документы и документооборот бюджетного учреждения.

Регистры бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции, проводимые в бюджетном учреждении,

оформляются первичными документами, на основании которых ведется

бухгалтерский учет.

Перечень первичных документов, используемых бюджетными учреждениями,

определен в приложении №1 к Инструкции по бухгалтерскому учету. Первичные

документы, не вошедшие в этот перечень, должны иметь обязательные

реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственных операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной

операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов

с применением средств автоматизации и передачи их в системах

телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные

учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды,

контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требования нормативных правовых

актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения

операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее

окончания. Лица, ответственные за составление первичных документов, а также

за сроки их представления в бухгалтерию учреждения, определяются графиком

документооборота (к примеру, табель использования рабочего времени

предоставляется в бухгалтерию ежемесячно 1-го и 15-го числа, приходный

кассовый ордер – по мере получения денежных средств, приказ о приеме на

работу – по мере подписания, распоряжение о предоставлении отпуска – не

менее чем за 5 дней до начала отпуска, авансовый отчет – в течение 3 дней

после приезда из командировки или получения денег под отчет и

др.).Первичные учетные документы составляются, как правило, на русском

языке.

Записи в первичных учетных документах производятся способом,

обеспечивающим сохранность записей: чернилами, при помощи пишущих машин и

средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах

прочеркиваются. В первичных учетных документах (как в текстовой части, так

и в цифровых данных) подчистки не допускаются. Исправление ошибки в

первичном учетном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено" и

подтверждено письменно лицами, подписавшими документ, с указанием даты

исправления.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. За

достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и

надлежащее составление первичных документов несут ответственность лица,

подписавшие эти документы.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно

подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления

первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию

(законность документируемых операций, логическая увязка отдельных

показателей).

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка

материально ответственного лица, получившего эти ценности, а в документах,

подтверждающих факт выполнения работы, – подписи о принятии результата

работы ответственными лицами.

Все структурные подразделения бюджетного учреждения, а также учреждения,

обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно

передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля

документы (копии выписок из приказов и распоряжений, относящиеся

непосредственно к исполнению сметы доходов и расходов, а также всякого рода

договоры, акты выполненных работ и др.).

Представление первичных учетных документов в бухгалтерию

регламентируется графиком документооборота, составленным главным

бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Выписки из графика

документооборота вручаются материально ответственным и другим должностным

лицам, которые обязаны представлять в бухгалтерию первичные учетные

документы.

Инструкция по бухгалтерскому учету устанавливает следующие правила

хранения первичных оправдательных документов и регистров бухгалтерского

учета. По истечении каждого отчетного месяца все мемориальные ордера,

накопительные ведомости вместе с относящимися к ним первичным документами

должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При

незначительном количестве документов брошюровку можно производить за два-

три месяца и более в одну папку. На обложке надписываются: наименование

учреждения; название и порядковый номер папки; отчетный период – год и

месяц; начальный и последний номера мемориальных ордеров; количество листов

в деле.

Сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов,

образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других

учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков их хранения.

Сроки хранения, согласно Единой государственной системе

делопроизводства, исчисляются с 1 января года, следующего за годом

окончания материалов делопроизводства. По истечении сроков хранения дела в

установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив.

Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в

бухгалтерии.

Первичные учетные документы брошюруются по участкам учета в

хронологическом порядке по номерам пачек за месяц. Выходные формы

документов хранятся отдельно по каждому разделу учета и соответствующему

субсчету. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета,

бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в

бухгалтерии в специальных помещениях. Ответственность за организацию

хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и

бухгалтерской отчетности несет руководитель учреждения.

Изъятие первичных учетных документов может производиться только органами

дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами, налоговыми

инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии

с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия

которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу

учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих

изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии с

изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если же

изымаются тома документов, не оформленные надлежащим образом (неподшитые,

непронумерованные), то дооформить их должностные лица могут их с разрешения

и в присутствии представителей органов, производящих дознание. При пропаже

или уничтожении первичных учетных документов руководитель учреждения

назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи или

уничтожения. В необходимых случаях для участия в работе комиссии

приглашаются представители следственных органов и др. Результаты работы

комиссии оформляются актом, подписанным руководителем учреждения. Копия

акта направляется в вышестоящую организацию.

Аналитический учет в бюджетных учреждениях ведется в регистрах

бухгалтерского учета – на карточках, в накопительных ведомостях, в книгах.

Все карточки сначала регистрируются в специальных реестрах. Карточки для

учета основных средств – в описи инвентарных карточек по форме №ОС-10,

остальные – в реестре карточек по форме №279. Хранятся карточки в

картотеках. Там их раскладывают по субсчетам, подразделяя по материально

ответственным лицам. В централизованных бухгалтериях их классифицируют по

обслуживаемым учреждениям.

До начала записей в бухгалтерских книгах должны быть пронумерованы все

страницы (листы). На последней странице указывается количество

пронумерованных листов за подписью главного бухгалтера. На каждой книге

делается надпись, которая указывает наименование учреждения и год, на

который открыта книга. В книге указывается оглавление открытых к ней

субсчетов.

Записи в регистры бухгалтерского учета производятся с первичных учетных

документов не позднее следующего дня после их получения. По окончании

каждого месяца в регистрах бухгалтерского учета подсчитываются итоги

оборотов и выводятся остатки по субсчетам.

Ошибка, обнаруженная за данный отчетный период до момента представления

бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера,

исправляется следующим образом: тонкой чертой зачеркивается неверная сумма

и текст, а рядом пишутся правильные сведения. Одновременно против

исправления делается заверенная подписью главного бухгалтера оговорка

"Исправлено".

Ошибка в мемориальном ордере, обнаруженная до момента представления

бухгалтерского баланса, в зависимости от ее характера исправляется

дополнительным мемориальным ордером или по способу "красное сторно". Так же

исправляются ошибки в случаях их обнаружения за отчетный период, за который

баланс уже представлен. Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению

ошибок, а также исправления способом "красное сторно" оформляются

бухгалтерской справкой по форме №433. В ней делается ссылка на номер и дату

исправляемого мемориального ордера, документа, обоснование внесения

исправления. На основании бухгалтерской справки по форме №433 составляется

мемориальный ордер по форме №274.

Если вышестоящей организацией при утверждении годового отчета сделаны

исправления в заключительном балансе, то на основании соответствующего

письменного распоряжения исправляются регистры бухгалтерского учета

прошлого года (путем исправительной бухгалтерской записи) и регистры

бухгалтерского учета текущего года (путем изменения входящих остатков).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13