Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

имитировать рабочий режим эксплуатации системы. Чтобы избежать

субъективизма при оценке системы, заказчик и исполнитель должны работать в

тесном контакте уже на самых первых этапах. Пробная эксплуатация проводится

по договору на предприятии заказчика совместно со специалистами фирмы-

разработчика. На это время разработчик предоставляет рабочую версию

программного комплекса. В результате – полноценная проверка программы на

применимость к конкретным учетным и плановым задачам предприятия,

минимизация ошибки выбора. Для предприятия такая эксплуатация позволяет

реально оценить существующую схему учета и управления без проведения

обследования.

На российском рынке спрос на такую услугу еще не сформировался.

Причины – быстрое моральное старение, угроза пиратства, возможная

нерентабельность этого вида услуг, юридическая незащищенность

производителя, множество технических деталей.

Далеко не все фирмы-разработчики готовы продемонстрировать заказчику

возможности программы применительно именно к конкретному предприятию.

Остается следующий вариант – аренда программы.

Выгода для пользователя существенная – арендная плата за конечный

период значительно ниже стоимости приобретения, к тому же на время аренды

он приобретает все права зарегистрированного пользователя (горячая линия,

консультации, обучение и т. п.).

Заказчик оплачивает только работу специалистов по внедрению и

настройке программы. Обычно эти работы ведутся совместно с представителями

отдела АСУ самого предприятия. На этом этапе происходит обучение группы

пользователей. В случае если программа удовлетворяет требованиям заказчика,

происходит оплата ПО.

Такая схема позволяет разделить ответственность (и в первую очередь

денежные затраты в период острого дефицита наличности) между заказчиком и

исполнителем. Даже при неудачном исходе, если программа «не подошла»,

заказчик не теряет денег и не тратит их на заведомо неподходящий

программный комплекс.

Подобные схемы иногда используются в области крупных проектов (на

полное внедрение комплекса составляется договор, состоящий из нескольких

этапов, каждый из которых включает внедрение нескольких программных

модулей), для рынка же средних предприятий они пока не получили

распространения. Хотя именно им приходится сложнее всего по причинам

отсутствия достаточных средств на предварительное консультирование или

выбор.

Рассмотрим более детально продукцию некоторых фирм – разработчиков

программ для бухгалтерии.

2.3. Общие принципы построения и возможности программ автоматизации

бухгалтерского учета

В настоящее время существует очень много разнообразных программных

средств для автоматизации бухгалтерского учета. Практически все они

предлагают стандартный набор инструментов для облегчения труда бухгалтера и

лучшей организации бухучета. Программы позволяют автоматизировать следующие

участки бухгалтерского учета:

. Банк, касса.

. Основные средства и нематериальные активы.

. Учет товарно-материальных ценностей.

. Валютный учет.

. Учет произведенной продукции и оказанных услуг.

. Расчеты с организациями.

. Расчеты с подотчетными лицами.

. Расчеты по заработной плате.

. Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Помимо этого, некоторые программы позволяют вести складской учет в

рамках бухгалтерии.

Кроме того, некоторые фирмы-разработчики программного обеспечения

пошли по пути комплексной автоматизации деятельности предприятий. В число

таких программ входит, например, комплексы «1С: Предприятие», «Галактика».

Они обеспечивают автоматизацию не только бухгалтерского учета, но и планово-

экономической деятельности, торговли и других сфер деятельности.

Учет в программах построен на основе регистрации исходных данных –

бухгалтерских проводок, порождаемых хозяйственными операциями. Чтобы

хозяйственная деятельность предприятия была отражена в полной мере, в

программу необходимо вносить все проводки, что может выполняться разными

способами:

. Вручную.

. С использованием так называемых типовых операций, в которых каждой

операции соответствует группа проводок, причем суммы некоторых проводок

могут рассчитываться автоматически. К ним относятся, например, начисление

заработной платы и покупка валюты. Это позволяет упростить ввод большого

количества таких стандартных проводок.

. С помощью первичных документов.

Для работы с первичными документами в программах предусмотрен большой

набор стандартных первичных документов бухгалтерского учета (накладных,

счетов на оплату, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных

поручений и т. д.). Также предусмотрена возможность создания и настройки

первичных документов любых других видов.

Для организации аналитического учета программы позволяют использовать

практически любое количество справочников объектов аналитического учета.

Кроме того, в программах предусмотрено ведение валютного учета: для

этого используются справочники видов валют и их курсов.

Следующий обязательный момент в бухгалтерском учете – отчетность. В

типовых конфигурациях предусмотрены, настроены и готовы к использованию

стандартные формы бухгалтерской отчетности. Произвольные формы отчетности

могут настраиваться самим бухгалтером или программистом.

Вместе с тем важно понимать, что мало просто купить компьютер и какую-

нибудь бухгалтерскую программу. Иногда бывает необходимо немного

«перестроить» свой бухгалтерский учет, поменять привычный ход работы

бухгалтера. Особенно часто это случается, когда бухгалтерский учет крупного

предприятия приходится вести не на одном, а на нескольких компьютерах. В

каждой конкретной ситуации могут быть свои особенности.

Система «Главный бухгалтер»

Это продукция одного из лидеров разработки программ для мини – и миди

– бухгалтерии фирмы «Паритет Софт».

Система «Главный бухгалтер» соответствует нормативным документам,

определяющим порядок ведения бухгалтерского учета на предприятиях различных

форм собственности, включая бюджетные.

Система ориентирована на главных бухгалтеров, бухгалтеров,

экономистов с различными уровнями знаний и опыта. Ее можно использовать в

качестве обучающей программы для подготовки бухгалтеров широкого профиля.

Система работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю

возможности быстрого и качественного составления проводок финансово –

хозяйственных операций, их исправления, анализа и расчетов по ним.

Функциональные возможности системы «Главный бухгалтер» представлены

на рис. 2.1. В системе реализована форма учета, близкая к мемориально-

ордерной, которая обладает существенно большими возможностями для

оперативного учета. Используемая в системе форма учета содержит всю

необходимую бухгалтеру информацию, никакие сведения бухгалтерского

характера по сравнению с традиционными, бумажными формами учета не

упускаются.

Система содержит пять основных разделов (см. рис. 2.1): документы,

проводки, расчет, сервис, выход.

Возможности системы

Журнал проводок. Регистрация всех финансово-хозяйственных операций

предприятия, составление и обработка бухгалтерских проводок, их печать

помесячно или за любой другой период времени в хронологическом порядке.

Банк, касса. Составление, печать и хранение кассовых и банковских

документов (приходный ордер, расходный ордер, платежное поручение,

платежное требование-поручение), автоматическая регистрация проводок по

этим документам, составление накопительных ведомостей операций по кассе и

банку, печать кассовой книги.

Валютные операции. Полноценный учет валютных операций с отражением

суммы в любой валюте, ее рублевого эквивалента на дату совершения операции,

автоматический пересчет курсовой разницы на отчетную дату, отнесение сумм

переоценки валюты на счета, указанные пользователем.

Расчеты с дебиторами и кредиторами. Полноценный аналитический учет

расчетов с контрагентами, накопительные ведомости по любому контрагенту –

поставщику, покупателю, подотчетному лицу, прочим дебиторам и кредиторам.

Типовые сводные документы. Накопительная ведомость синтетического и

аналитического учета по любому счету или субсчету, оборотная ведомость,

Главная книга по дебету или кредиту счетов, развернутое и свернутое сальдо.

Баланс и отчетные формы. Автоматический расчет и печать баланса,

отчетных форм в налоговую инспекцию, использующих данные из проводок,

оборотов и сальдо, перенастройка на изменения законодательства с

возможностью переопределить порядок расчета и заполнения баланса и отчетных

форм. Создание и расчет любых новых форм.

Налоговый календарь. Система содержит информацию о видах налогов и

сроках платежей в бюджет, по желанию пользователя может напоминать о

приближении сроков при входе в систему. Эти напоминания можно использовать

для сроков отчетности перед руководством, для постоянных платежей арендной

платы и прочих регулярных дел в бухгалтерии.

Рис. 2.2. Функциональные возможности системы «Главный бухгалтер»

Быстрый ввод информации. Операции могут вноситься в систему любым из

удобных способов: выбором из перечня стандартных проводок, копированием

аналогичных предыдущих записей по образцу, выбором с использованием блочных

проводок либо путем регистрации ранее созданных в системе первичных

банковских и кассовых документов.

Тщательный контроль. Введенные записи перед расчетом сальдо

контролируются на правильность корреспонденции, на верное указание номеров

счета и субсчета, на корректное отражение валютных операций по текущему

курсу.

Учетная политика. Система позволяет работать в рамках любой учетной

политики и различных планов счетов. Можно настроить план счетов и другие

разделы системы на самую специфическую учетную политику предприятия и затем

перенастраивать их при изменении законодательства или особенностей

предприятия.

Показатели финансово-хозяйственной деятельности. Расчет показателей

деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета, содержащимся в

системе, сопоставление показателей по периодам, возможность формирования

плановых показателей и контроль выполнения.

Работа с данными прошлых лет. Возможность исправления и перерасчета

данных прошлого года; просмотр информации любого из предыдущих лет.

Автоматический переход в новый год с переносом сальдо по счетам и субсчетам

для контрагентов.

Контекстная помощь. В любом месте пользователь может вызвать

контекстную подсказку о режимах работы, о назначении функциональных клавиш,

о возможных действиях. В системе содержится в виде справочника полный текст

инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета с быстрым

поиском необходимой информации.

Калькулятор. Система снабжена калькулятором, который вызывается в

любом месте работы при нажатии комбинации клавиш.

Особенности учета валютных операций

Важное достоинство системы – возможность в любой момент начать учет

валютных операций. Пока в организации отсутствует валютный счет, и не

проводятся валютные сделки, система работает в рублевом варианте, и о

валюте нет упоминаний ни на экране, ни в печатных формах. После начала

валютной деятельности пользователю следует открыть возможность отражения

валютных операций и система перейдет в режим работы как с рублевыми, так и

с валютными операциями. Это означает, что система позволяет:

. вводить, редактировать операции в валюте;

. исправлять и дополнять справочники валют и их курсов;

. при подсчете сальдо производить пересчеты курсов и составлять проводки,

корректирующие сальдовые остатки на счетах, учитывающих валюту;

. относить результат вычисления курсовой разницы на счет, указываемый

пользователем на основании инструктивных документов;

. при контроле записей проверять правильность использования курсов при

составлении проводок: соответствие рублевой и валютной суммы по текущему

курсу на дату совершения операции;

. при поиске отыскивать операции по условию, включающему условия на

значение суммы в валюте и вид работы;

. показывать сальдо по счетам и субсчетам как по рублевым суммам, так и по

валютным в разрезе каждого вида валют. При этом, поскольку система

автоматически составляет корректирующие проводки, рублевый эквивалент

всегда будет соответствовать валютному на дату составления сальдо.

Порядок работы в системе

Занесение проводок. Проводки заносятся в систему ежедневно либо с

периодичностью, удобной конечному пользователю. Занесенные проводки можно

просматривать, исправлять, выводить на печать или обрабатывать с целью

получения информации о состоянии различных счетов и субсчетов.

Контроль записей. Перед подсчетом сальдо проводится контроль записей

на корректность, не проконтролированные записи не просчитываются. Если в

ходе контроля выявлены ошибочные записи, то требуется их исправить и

провести контроль заново. Как только все записи окажутся верными, можно

приступать к подсчету сальдо. Тем не менее расчеты можно производить и до

контроля в разделе «Обороты за период». Система лишь напомнит о возможных

неточностях в расчете.

Подсчет сальдо и баланса. Сальдо по счетам и субсчетам на начало

указанного пользователем месяца система рассчитывает автоматически.

Подсчитанные сальдо всегда сходятся. При вводе новых проводок и при

исправлении старых система автоматически перемещает дату контроля на самую

раннюю дату из редактируемых записей (осуществляется так называемый откат).

После этого проводится контроль и затем вновь рассчитывается сальдо. На

основании подсчитанного сальдо система заполняет баланс и составляет

отчетные формы. Возможность произвести перерасчет сальдо после внесенных

исправлений позволяет отказаться от использования красного сторно в

пределах квартала.

Главная книга, оборотная ведомость. Если требуется больше информации,

чем содержится в сальдо и балансе, то можно составить Главную книгу с

суммами по различным корреспонденциям. Главная книга в системе более

удобна, чем обширная по размерам шахматка или Главная книга, составленная

ручным способом. Оборотную ведомость можно использовать для просмотра

оборотов по счетам: развернуто по каждому счету и субсчету или в свернутом

виде – по синтетическим счетам.

Печать бухгалтерских архивов. При ведении компьютерного учета не

следует забывать, что некоторые документы должны храниться в бумажном виде,

подписанными и подшитыми, как того требуют инструкции. Поэтому при

завершении работ с отчетным кварталом целесообразно отпечатать такие

документы, после чего можно приступать к работе в следующем квартале.

Работа со справочниками. Для обеспечения удобства конечному

пользователю, поддержания работоспособности системы особое значение имеет

порядок в справочниках. С настройки справочников начинается работа с

системой после ее инсталляции, через справочники заносятся изменения в

атрибуты организаций, справочники помогают поддерживать порядок в проводках

за счет использования шаблонов.

Поиск информации. Встроенный гибкий конструктор запросов обеспечивает

достаточно сложный оперативный поиск информации по многим атрибутам.

Редактирование шаблонов типовых форм. В систему встроен редактор

типовых форм выходных документов. Освоение его достаточно просто и не

требует программистской квалификации. Указанный редактор окажется незаменим

при настройке на привычный пользователю документооборот, а также в случае

изменения отчетных форм для представления в налоговые и статистические

органы.

Иные особенности работы с системой «Главный бухгалтер» представлены в

обширной контекстной помощи, которая ориентирована на помощь не только

компьютерного, но и бухгалтерского характера.

Основные эксплуатационные свойства системы

Основные качества любой автоматизированной системы проявляются спустя

некоторое время после начала эксплуатации. Надежность, простота, гибкость –

это именно то, что требуется бухгалтеру – профессионалу от систем такого

класса.

Как показал опыт эксплуатации, система имеет дружественный интерфейс,

дизайн, пригодный для многочасовой работы перед экраном. Она сопровождает

работу необходимыми сообщениями, напоминаниями, иногда предостережениями.

Система часто «думает» за пользователя. Особенно важно, что системой

без особых усилий может пользоваться бухгалтер, практически не обладающий

навыками работы с компьютером.

«1С: Бухгалтерия» версия 7.5

Программа «1С: Бухгалтерия» является компонентой ведения

бухгалтерского учета в комплексе программ «1С: Предприятие» и может

работать совместно с другими его компонентами.

«1С: Бухгалтерия» - самая распространенная программа автоматизации

бухгалтерского учета в странах СНГ. По данным журнала «Бухгалтерский учет»

количество только зарегистрированных ее пользователей составляет около 250

тысяч.

Программа может продаваться в разных вариантах – однопользовательском

(локальном) и многопользовательском (сетевом). Многопользовательский

вариант предполагает одновременную работу с программой на нескольких

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10