Облік грошових коштів
готівки із вказівкою отриманої суми (гривень — словами, копійок — цифрами),
дати одержання і розписується в одержанні, використовуючи чорнило чи
кулькову ручку з темним чорнилом.
Якщо видатковий документ складений на видачу готівки декільком
особам, то одержувачі також пред’являють чи паспорти їхні документи, що
заміняють, і розписуються у відповідній графі документа.
Видача готівки з каси, не підтверджена розписом одержувача у
видатковому документі, для виведення залишку готівки у касі не приймається.
Видача готівки особам, яких немає в штатному розкладі підприємства,
здійснюється по видаткових касових ордерах, що виписуються окремо на кожну
особу по окремій відомості.
Видачу готівки касир здійснює тільки особі, зазначеної у видатковому
документі. Якщо видача готівки здійснюється за дорученням, оформленим у
встановленому порядку відповідно до чинного законодавства, у тому числі й
особа, що не має можливості в зв’язку з чи хворобою по інших поважних
причинах розписатися власноручно, то в тексті ордера після прізвища, імені
і по батькові одержувача грошей бухгалтерія вказує прізвище, ім’я і по
батькові особи, якій доручено одержати наявні. При цьому в графі „Видати”
указуються прізвище і ініціали довіреної особи, у графі „Підстава” —
призначення платежу, у графі „Додаток” — доручення, у графі „Документ” —
реквізити документа довіреної особи.
Якщо видача готівки здійснюється по відомості, то перед розписом про
одержання грошей касир робить у ній напис: „За дорученням”. Доручення
залишається в касира і додаються до видаткового касового чи ордера
відомості.
Доручення
Я, Сидоренко Петро Сергійович, довіряю Іванову Василю Вікторовичу
(паспорт МК № 738401, виданий Дзержинськ РОХГУ УМВД України в Харківській
області 28 серпня 1998 року) одержати на 000 «Агат» мою заробітну плату за
березень 2000 року.
08.04.2001 _________ Сидоренко П. З
(підпис)
Підпис Сидоренко П. С. засвідчую:
Директор 000 «Агат» _________ Давцов Н.Е.
(підпис)
08.04.2001
М.П.
Рис. 5.2 — Зразок доручення.
Виплати, пов’язані з оплатою праці, стипендій, здійснюються касиром
підприємства по платіжним (розрахунково-платіжним) відомостях чи по
видаткових касових ордерах.
На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості
робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і
головного чи бухгалтера осіб, уповноважених керівником, із указівкою
термінів видачі готівки і суми (гривень — словами, копійок — цифрами).
Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату
праці (у випадку відпустки, хвороби і т.п.), а також видача депонованих сум
і готівки під звіт на витрати, зв’язані зі службовими відрядженнями,
декільком особам. У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні
установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один
видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожної
платіжній (розрахунково-платіжної) відомості.
Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам
здійснюються, як правило, по видатковому касовому ордері.
Після здійснення виплат, зв’язаних з оплатою праці, стипендій, по
платіжних відомостях, касир повинний:
- у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснена виплата,
поставити чи штамп зробити напис: «Депонована»;
- скласти реєстр депонованих сум;
- наприкінці відомості указати фактично виплачену суму і недоотриману суму
виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми з загальним підсумком по
платіжній відомості і засвідчити напис своїм підписом. Якщо наявні кошти
видавалися не касиром, а іншим особам, то на відомості додатково робиться
напис: «Гроші по відомості видав (підпис)»;
- виписати видатковий касовий ордер на фактично видану суму по відомості,
зареєструвати його і здійснити відповідний запис у касовій книзі.
Бухгалтерія робить перевірку оцінок, зроблених касирами в платіжних
відомостях, і здійснює підрахунок виданих і депонованих по них сум.
Депоновані суми, що підлягають здачі в банк, оформляються шляхом складання
одного загального видаткового касового ордера.
Підприємства, що займаються закупівлею сільгосппродукції і заготівлею
вторсировини, можуть проводити видачу готівки здавачам сільгосппродукції і
вторсировини по відомостях, у яких указуються їхні прізвища, адреси, обсяги
зданої продукції і сума виплачених готівки, засвідчуваним підписом здавача.
Якщо закупівля сільгосппродукції і заготівля вторсировини
здійснюються під час відрядження, то зведення про це подаються одночасно з
авансовим звітом про відрядження.
Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові
документи повинні заповнюватися бухгалтером тільки чорнильною чи кульковою
ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних чи коштів іншими
способами, що забезпечили б належну схоронність цих записів протягом
установленого для збереження документів терміну.
Як указувалося вище в прибутковому і видатковому касовому ордерах
указується підстава для їхнього складання і вказуються в реквізиті
«Додаток» прикладені до них документи.
Таблиця 5.1
Документи, що служать підставою для оформлення касових операцій
|№ |Касовий |Господарська операція |Підстава |
|п/|документ | | |
|п | | | |
|1 |2 |3 |4 |
|Прибуткові касові ордера |
|1 |ПКО |Надходження торгового виторгу | — |
|2 |ПКО |Одержання коштів з банку на |Корінець чека з чекової |
| | |виплату: заробітної плати, для |книжки |
| | |видачі на господарські нестатки, | |
| | |командировочні витрати, позички | |
| | |працівникам і т.п. | |
|3 |ПКО |Повернення невикористаних |Авансовий звіт |
| | |підзвітних сум | |
|4 |ПКО |Погашення нестач за результатами |Акт інвентаризації і |
| | |інвентаризації |виписка з протоколу |
| | | |зборів комісії |
|5 |ПКО |Оплата покупцем за реалізовану |Накладна, акт, рахунок |
| | |йому продукцію | |
|6 |ПКО |Передоплата покупцем за |Договір, рахунок-фактура|
| | |реалізовану йому продукцію | |
|7 |ПКО |Повернення позички, отриманої |Договір із працівником |
| | |раніше працівником |на надання позички |
|8 |ПКО |Оплата батьків за зміст дітей у |Договір |
| | |дитячих установах, квартплати. | |
| | |Квартплата. | |
|9 |ПКО |Внесок у статутний фонд | Чи статут протокол |
| | |підприємства наявними |зборів засновників |
|10|ПКО |Оприбуткування надлишку коштів за|Акт інвентаризації і |
| | |результатами інвентаризації каси |виписка з протоколу |
| | | |зборів комісії |
|Видаткові касові ордери |
|11|ВКО |Видача з каси під звіт на |Розпорядження керівника |
| | |господарські витрати |підприємства |
|12|ВКО |Видача із каси під звіт на |Наказ керівника |
| | |командировочні нестатки |підприємства |
|13|ВКО |Здача наявного виторгу в банк: — | Оголошення на внесок |
| | |самостійно — шляхом інкасації |наявними Супровідна |
| | | |відомість |
|14|ВКО |Оплата праці |Платіжна (разрахунково —|
| | | |платіжна) відомість |
|15|ВКО |Видача позички працівнику |Договір про надання |
| | | |позички |
Видача прибуткових касових ордерів і видаткових документів на руки
особам, що чи вносять одержують наявні, забороняється.
Прийом і видача готівки по касових ордерах може здійснюватись тільки в
день їхнього складання.
Виправлення в прибутковому і видатковому касовому документах
забороняється.
При одержанні прибуткових касових чи ордерів видаткових документів
касир зобов’язаний перевірити:
1) наявність і дійсність на документах підпису головного бухгалтера, а на
видатковому документі — дозвільного напису керівника чи особи, ним
уповноваженої;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
3) наявність перерахованих у документах додатків.
У випадку недотримання хоча б одного з перерахованих вимог касир
повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення.
Прибуткові касові чи ордери видаткові документи відразу ж після чи
одержання видачі по них готівки підписуються касиром, а на прикладених до
них документах ставиться чи штамп напис «Оплачено» із указівкою дати
(число, місяць, рік).
До передачі в касу прибуткові касові чи ордери видаткові документи
реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових
касових документів. Видаткові касові ордери, оформлені на підставі
платіжних (розрахунок-але-платіжних) відомостей на виплати, зв’язані з
оплатою праці, реєструються після їхньої видачі.
Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів — форми
№ ДО-3 і № За, затверджені наказом Мінстату України «Про твердження типових
форм обліку касових операцій» від 15.02.96 № 51
Журнал за формою № ДО-3 заводиться окремо на прибуткові й окремо на
видаткові касові документи. Журнал форми № За заводиться один і на
прибуткові і на видаткові ордери. Форма журналу № За може вестися по
розсуду керівництва замість журналів форми № ДО-3.
Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може
здійснюватися за допомогою комп’ютерних коштів, що забезпечують формування
і роздруківку необхідних касових документів. При цьому в документі
«Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових
ордерів», що формується і роздруковується за відповідний день,
забезпечується також формування даних для обліку руху коштів по цільовому
призначенню.
Касові документи після складання касиром звіту і його обробки в
бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються,
переплітаються в окремі папки і зберігаються протягом 36 місяців після
закінчення календарного року матеріально відповідальним особам, на який
покладений обов’язок збереження документів, в окремому чи сейфі
спеціальному приміщенні, що передається під охорону.
Винос з охоронюваного приміщення касових документів дозволяється
тільки в окремих випадках і тільки по письмовому дозволі чи керівника
головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов’язково
повертають.
Довідки по касових документах (підписані керівником і головним
бухгалтером) видаються відповідним органам за їхньою вимогою у випадках,
передбачених чинним законодавством України.
Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним
законодавством України.
5.3. Касова книга
Усі надходження і видачі готівки у національній валюті підприємства
враховують у касовій книзі, типова форма якої затверджена наказом
Міністерства статистики України від 15.02.96 №51.
Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касою, веде одну
касову книгу для обліку операцій з наявними в національній валюті (без
обліку кас відособлених підрозділів).
Підприємство веде на кожен вид валюти окрему касову книгу. Аркуші книг
повинні бути пронумеровані, прошнуровані. Кількість аркушів у касовій книзі
засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства —
юридичної особи.
Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки
готівкою, проводять при цьому касові операції по видачі (прийому) готівки
на будь-які нестатки з оформленням видаткових (прибуткових) касових чи
ордерів застосовують РРО (РК) при розрахунках зі споживачами в сфері
торгівлі, суспільного харчування і послуг, самостійно здають наявний виторг
у касу установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові
книги, видавані й оформлювані підприємством — юридичною особою, у склад
якого вони входять.
Відособлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою
зі споживачами в сфері торгівлі, суспільного харчування і послуг із
застосуванням РРО (РК) і не проводять при цьому касових операцій по видачі
(прийому) готівки з каси на будь-які нестатки з оформленням видаткових
(прибуткових) касових ордерів, а здають отриманий наявний виторг на
підприємство — юридична особа, до складу якого вони входять у встановлений
їм термін, можуть не вести касову книгу.
Запису в касовій книзі здійснюються в двох екземплярах (через
копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою чи чорнильною
ручкою. Перші екземпляри залишаються в касовій книзі. Інші екземпляри
повинні бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі екземпляри
мають однакові номери.
Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення
зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного
бухгалтера його заступника.
Запису в касовій книзі робляться касиром по операціях чи одержання
видачі готівки по кожному прибутковому касовому ордері і видатковому
документі в день їхнього чи надходження видачі.
Щодня наприкінці робочого дня касир підсумовує операції за день,
виводить залишок готівки у касі (наявна готівка в період виплати заробітної
плати перераховуються з обліком готівки, виданих по незакритим платіжним
(розрахунково-платіжним) відомостям) наступного дня і передає в бухгалтерію
як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за
день) із прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під
розпис у касовій книзі.
Якщо бухгалтерія і касир підприємства — юридичної особи не працюють у
вихідні і святкові дні, а його відособлений підрозділ, що використовує при
розрахунках РРО (РК), у ці дні працює, але не веде касової книги, то запису
в касовій книзі підприємства — юридичної особи здійснюються на наступний
робітник день підприємства — юридичної особи.
На підприємствах за умови забезпечення належного збереження касових
документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою
комп’ютерних коштів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться
касова книга, повинне забезпечувати візуальне відображення і роздруківку
документів «Вкладний лист касової книги» і «Звіт касира», що за формою і
змістом повинні відтворювати форму і зміст касової книги в паперовій формі,
затвердженої наказом Мінстату.
Запису в касовій книзі здійснюються шляхом уведення необхідної
інформації з первинних касових документів. Запису в касовій книзі повинні
здійснюватись до початку наступного робочого дня (тобто з залишками на
кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, передбачені формою
касової книги. Сторінки касової книги повинні нумеруватися автоматично в
порядку зростання з початку року.
У випадку роздруківки «Вкладного листа касової книги» наприкінці
місяця повинне автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів
касової книги за цей місяць, а у випадку роздруківки наприкінці року — їхня
загальна кількість за рік.
Після роздруківки «Вкладного листа касової книги» і «Звіту касира»
касир зобов’язаний перевірити правильність складання цих документів,
підписати їх і передати «Звіт касира» разом із прибутковими і видатковими
касовими документами в бухгалтерію під розпис у «Вкладному листі касової
книги».
З метою забезпечення схоронності і зручності використання «Вкладний
лист касової книги» протягом року зберігається касиром окремо за кожен
місяць. Після закінчення календарного року (чи в залежності від
необхідності) «Вкладний лист касової книги» формується в підшивки в
хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується
підписами керівника і головного бухгалтера підприємства — юридичної особи,
а підшивки формуються в книгу, що скріплюється печаткою підприємства —
юридичної особи.
Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях
повинна передаватися для збереження протягом 36 місяців в архів
підприємства — юридичної особи.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на
головного чи бухгалтера уповноважена керівником особа.
Порядок заповнення прибуткових і видаткових касових ордерів, платіжної
Страницы: 1, 2, 3, 4
|