Учет основных средств

обнаружена при инвентаризации.

Недостачи объектов основных средств относят за счет виновных лиц по

их первоначальной или восстановительной стоимости за вычетом износа.

В учете результаты инвентаризации отражаются следующими записями:

> При оприходовании излишков основных средств, выявленных при

инвентаризации:

Д-т 010-019 К-т 250

> При списании основных средств вследствие недостачи, установленной

при инвентаризации и отнесенной за счет виновных лиц:

Д-т 250 К-т 013-019

Д-т 020 К-т 250

Одновременно производятся записи:

. На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц и зачислению в доход

бюджета:

Д-т 170 К-т 173

. На суммы, подлежащие взысканию и остающиеся в распоряжении

учреждения:

Д-т 170 К-т 237, 140

2.4 Особенности учета основных средств в условиях его автоматизации

Еще совсем недавно в научных изданиях, в компьютерной и экономической

прессе велись ожесточенные дискуссии о возможности и целесообразности

автоматизации бухгалтерского учета. А сейчас большинство предприятий и

учреждений, независимо от форм собственности и вида осуществляемой

деятельности, эффективно ведут бухгалтерский учет с помощью различных

пакетов прикладных программ (ПРОФИТ-КОМПЛЕКС, 1С: Бухгалтерия, БЭСТ и

другие).

Я бы хотела рассказать, как ведется автоматизированный учет основных

средств на примере ППП «1С: Бухгалтерия». Данная программа работает в среде

Windows, что дает ей ряд преимуществ. По мнению большинства специалистов,

одной из самых лучших бухгалтерских программ, работающих в системе Windows,

максимально использующей все ее преимущества, является «1С: Бухгалтерия для

Windows».

Какие преимущества дает «1С: Бухгалтерия для Windows» в организации

ведения компьютерного учета?

. Многооконный принцип работы;

. Графический интерфейс;

. Всеобщая связь и обмен данными между любыми программами.

«1С: Бухгалтерия – проф. для Windows» - универсальная бухгалтерская

программа, являющаяся значительно усовершенствованной версией «1С:

Бухгалтерия» - самой распространенной бухгалтерской программой в СНГ. «1С:

Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности

бухгалтерского учета на своем предприятии (в организации), на любые

изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные

возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы

учета.

Основные особенности «1С: Бухгалтерии»:

. Ведение синтетического и аналитического учета применительно к

потребностям предприятия;

. Возможности ведения количественного и многовалютного учета;

. Получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по

синтетическому и аналитическому учету;

. Полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов,

систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных

документов, формы отчетности;

. Возможность автоматической печати выходных (первичных) документов.

Программа отличается удобством в работе, быстротой проведения

операций, использованием наглядных возможностей Windows-интерфейса (меню,

окна, пиктограммы и т. д.) и легкостью освоения. Имеются возможности

ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном

компьютере для нескольких организаций.

При возникновении каких-либо проблем, можно в любом режиме работы,

нажав на клавишу «F1», получить помощь – экран встроенного справочника «1С:

Бухгалтерия» с описанием возможных действий в конкретной ситуации,

назначения пункта меню и т. д.

Работа с программой начинается с первоначальной настройки программы.

«1С: Бухгалтерия» имеет следующие этапы настройки: установка общих

параметров задачи (параметры отчетов, параметры печати отчетов, параметры

журнала операций, принтер), установка отчетного периода, настройка

интервала просмотра операций в режиме, заполнение справочников.

Заполнение справочников является важнейшим этапом работы с программой

для последующего формирования отчетности.

В программе предусмотрены следующие справочники:

> Справочник «Счета» (Приложение Ф1). Для организации автоматизированного

учета основных средств в плане счетов должен быть предусмотрен счет 01

«Основные средства» с соответствующими субсчетами. Как правило,

стандартная настройка справочников, поставляемых с программой, включает

все стандартные счета и субсчета для ведения учета наиболее

распространенных хозяйственных операций. Не является исключением и учет

основных средств.

В данном справочнике осуществляется привязка аналитических счетов к

синтетическим (в графе «Виды субконто»), указывается будет ли вестись по

счетам количественный учет.

> Справочник «Виды субконто». Для ведения аналитического учета программа

позволяет вести неограниченное количество справочников объектов

аналитического учета, в том числе и по основным средствам. Для обобщения

названия группы объектов аналитического учета используется термин

«субконто». Следует отметить, что каждый вид субконто может быть

«прикреплен» к любому числу счетов и субсчетов. Аналитический учет

целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо иметь остатки и

обороты по каждому объекту. В «1С: Бухгалтерии» списки объектов

аналитического учета могут иметь многоуровневую структуру. Это позволяет

получать итоги с разной степенью детализации, а также организовывать

справочники объектов аналитического учета более удобным образом.

> Справочник «Константы». При формировании отчетов большинство показателей

рассчитывается на основе введенных данных о хозяйственных операциях. Но в

отчеты необходимо включать и такие сведения, которые нельзя получить из

информации, хранимой в журнале операций. Такими сведениями являются,

например, название организации, фамилии руководителя и главного

бухгалтера и т. д. Такие данные надо занести в список «Константы»

(Приложение Ф2).

> Список типовых операций. При вводе стандартных или часто используемых

операций очень важна автоматизация ручных действий, а также распечатка

необходимых первичных документов (накладных, кассовых ордеров и т. д.).

Для реализации этих функций в «1С: Бухгалтерии», наряду с режимом ручного

ввода проводок, имеется возможность использования типовых операций.

В «1С: Бухгалтерии» предусмотрены следующие типовые операции по учету

основных средств:

. ОС: поступление – безвозмездно;

. ОС: поступление – покупка;

. ОС: поступление – капитальное строительство;

. ОС: выбытие – продажа;

. ОС: выбытие – списание;

. ОС: оплата;

. ОС: износ и др.

После заполнения бланка реквизитов типовой операции можно выполнить

следующие действия: выполнить формирование выходного документа (созданный

документ предъявляется в отдельном окне и его можно просматривать,

распечатывать, корректировать и сохранять в архиве); просматривать и

редактировать форму выходного документа; записать сформированные для

типовой операции проводки в журнал операций; окончить ввод типовой

операции, при этом все созданные проводки не записываются в журнал

операций, т. е. пропадают.

> Справочник «Документы и расчеты». Другое средство ввода проводок в журнал

операций – режим документов и расчетов. По сравнению с типовыми

операциями, режим документов и расчетов обладает большими возможностями

(произвольные формы запросов реквизитов документов, гибкое формирование

проводок и т. д.). Справочник «Документы и расчеты» позволяет вводить и

хранить в журнале данные о документах (платежных поручениях, счетах,

накладных и т. д.) или расчетах и о связанных с документами проводках.

Сами эти проводки создаются автоматически по заданным формулам.

В комплект поставки «1С: Бухгалтерии» входит набор документов и

расчетов, позволяющий вводить и распечатывать платежные поручения, счета,

накладные и т. д.

Что касается основных средств, то в данном справочнике предусмотрена

такая функция, как начисление износа. Как отмечалось выше, начисление

износа в программе «1С: Бухгалтерия» может быть реализовано и с помощью

режима «Типовые операции», однако режим «Документы и расчеты» позволяет

более эффективно производить начисление износа в соответствии с годовыми

нормами.

В данном списке формы документов и расчетов являются образцами – их

можно изменять в соответствии с процессом бухгалтерского учета данного

учреждения (организации).

Затем рекомендуется осуществить ввод остатков. Остатки вводятся в

журнал операций за предшествующий рабочий период.

При вводе остатков по активным счетам бухгалтерская проводка имеет

следующий вид:

Д-т соответствующего счета – К-т 00.

Если по соответствующему счету имеется аналитика и ведется

количественный учет, то дополнительно заполнятся в журнале операций графы

«субконто, Д и К, количество».

При вводе остатков по пассивным счетам проводка выглядит следующим

образом:

Д-т 00 – К-т соответствующего счета;

При вводе остатков по активно-пассивным счетам проводка вводится

дважды.

После ввода остатков необходимо провести контроль правильности

введенных проводок в режиме «Отчетность» функции «Оборотно-сальдовая

ведомость». В строке по счету 00 в графе «обороты за период, сумма по Д и

К» должно быть равенство. Если равенства нет, то остатки введены не верно,

необходимо вернуться в журнал операций, найти и исправить ошибку.

Затем можно приступить непосредственно к вводу хозяйственных операций

в Журнал операций. Исходными данными для ввода проводок в Журнал операций

являются все первичные документы по поступлению, перемещению и выбытию

основных средств, которые были описаны мной в предыдущих пунктах курсовой

работы.

В журнал последовательно вводятся дата, Д и К, сумма, краткое

содержание операции. При вводе номера счета, имеющего аналитику,

заполняются графы «Д субконто, К субконто, количество». Сумма исчисляется

автоматически на основе введенной в список субконто цены.

Проводки в Журнал Операций можно вводить несколькими способами:

> Ручной ввод проводок;

> Копирование проводок;

> Типовые операции: позволяет автоматизировать ввод стандартных или часто

используемых операций.

> Ввод проводок при помощи режима «Документы и расчеты» (можно ввести

данные о некотором документе (платежное поручение, счет, накладная, акт

приемки-передачи основных средств и т. д.) или расчете (налогов,

переоценке валюты, начислении износа и т. д.), а также связанные с ним

проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам, а

нужные суммы заносятся в соответствующие документы, которые можно

распечатать на принтере).

> Перенос проводок позволяет импортировать данные, подготовленные в других

программах или созданные в «1С: Бухгалтерии» на других компьютерах.

На основании введенных проводок при помощи режима «Отчетность»

программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы.

«1С: Бухгалтерия» позволяет формировать 14 видов выходных документов,

не считая отчетов произвольной формы: оборотно-сальдовые ведомости,

шахматки, отчеты по журналу операций, карточки счетов и субконто, ведомости

анализа счетов по датам и по субконто, ведомости оборотов между субконто и

т. д.

Все эти отчеты (кроме отчета по журналу операций) используют

рассчитанные итоговые данные, поэтому соответствующие пункты меню будут

доступны лишь в случае, если итоги были рассчитаны.

Рассмотрим, какие стандартные отчеты мы можем получить по счетам,

используемым для учета основных средств.

> Список сводных проводок - это документ, содержащий обороты между счетами

(суммы в дебет одного счета с кредита другого) за некоторый период

времени. Этот список содержит ту же информацию, что и шахматка, но

представляет ее другим способом. (Приложение Х1).

> Шахматка - это документ, содержащий табличное представление оборотов

между счетами за некоторый период времени. Шахматка часто используется

бухгалтерами, так как она дает наглядное представление о движении средств

и обязательств учреждения. (Приложение Ц1).

> Оборотно-сальдовая ведомость. Она содержит для каждого счета остатки на

начало и на конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период.

Этот оборот является одним из наиболее часто используемых в бухгалтерской

практике. (Приложение Ц2).

> Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Для счетов, по которым ведется

аналитический учет, можно получить разбиение оборотов и остатков по счету

по конкретным объектам аналитического учета. Например, на счете 013

«Машины и оборудование» в учреждении числятся ксерокс «Минолта» и

спортивные снаряды. Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 013

по всем субконто. (Приложение Ч1).

> Обороты счета (Главная книга) используется для вывода оборотов и остатков

счета за месяц и/или квартал. Он может быть очень полезен при подведении

итогов и составлении отчетности. Сформируем обороты счета 016

«Инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь» за 4-й квартал

1999 года. (Приложение Ч2).

> Журнал-ордер и ведомость по счету. Этот отчет представляет собой отчет по

оборотам счета, детализированный по датам или проводкам. Таким образом,

данный отчет содержит сведения по счету о его начальных и конечных сальдо

в оборотах с другими счетами, детализированные по датам или по проводкам.

Сформируем данный отчет по счету 018 «Библиотечный фонд» по проводкам.

(Приложение Ч3).

> Анализ счета содержит обороты счета с другими счетами, обороты за

расчетный период, остатки на начало и на конец периода. Таким образом,

анализ счета представляет собой фрагмент Главной книги, касающийся

данного счета за период вывода итогов. (Приложение Х2).

> Анализ счета по субконто. Если по счету ведется аналитический учет, то

данные можно получить не только для счета в целом, но и для каждого

объекта аналитического учета по данному счету. (Приложение Х4).

> Анализ счета по датам. Часто необходимо получить обороты и остатки по

счету на каждую дату некоторого периода. Нужную информацию можно получить

из документа «Анализ счета по датам». (Приложение Ш1).

> Карточка счета. В документ «Карточка счета» включаются все операции с

данным счетом или операции по данному счету по конкретному объекту

аналитического учета. Кроме того, в карточке счета отражаются остатки на

начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой

операции. (Приложение Х3).

> Анализ субконто. В документе «Анализ субконто» для каждого субконто

выбранного вида приводятся обороты по всем счетам, в котором используется

это субконто, а также развернутое и свернутое сальдо. (Приложение Щ).

> Карточка субконто. Если необходимо получить максимально полную картину

операций по объекту аналитического учета или группе субконто, можно

воспользоваться «Карточкой субконто». Этот документ содержит все операции

с данными субконто в хронологической последовательности с указанием

реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на

начало и конец периода. Обороты и остатки выводятся в стоимостном и, при

наличии данных, в натуральном выражении. (Приложение Ш2).

> Обороты между субконто. В наборе стандартных отчетов программы «1С:

Бухгалтерия» имеется ведомость «Обороты между субконто», которая

позволяет ответить на вопрос, как связаны между собой два аналитических

объекта. Например, какие основные средства и на какую сумму получены от

поставщиков и т. д.

> Журнал операций. Отчеты по «Журналу операций» предназначены для получения

выборок из журнала операций. С их помощью можно вывести списки операций

за данный период, удовлетворяющие некоторым критериям: по номерам счетов

дебета или кредита, наличию некоторой строки в описании операции,

заданному номеру журнала и т.д. (Приложение Ш3).

> Произвольные отчеты. Кроме отчетов и ведомостей, описанных выше, «1С:

Бухгалтерия» позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет

задается с помощью файла, содержащего форму отчета и формулы расчета

каждого показателя. Можно изменять существующие отчеты и создавать новые.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как отмечалось выше, основные средства, функционирующие в бюджетных

учреждениях, не участвуют в процессе производства, а обслуживают

происходящие в этих учреждениях процессы по удовлетворению социально-

культурных потребностей населения, осуществлению функций государственного

учреждения, то есть являются непроизводственными основными средствами.

Чем лучше и правильней будет организован бухгалтерский учет основных

средств в учреждениях и организациях, тем эффективнее они будут

использоваться для обслуживания происходящих в этих учреждениях процессов

по удовлетворению социально-культурных потребностей населения и

осуществлению функций государственного учреждения. Поэтому, очень важно

правильно организовать учет основных средств, независимо от, того

учитываются основные средства автоматизировано или нет.

Вопрос автоматизации учета основных средств с каждым днем звучит

более актуально, так как в сфере образования Московского района, на примере

которого я построила свою курсовую работу, наблюдаются значительные

перемены: открываются новые школы, начинают работать новые ДДУ и т.д.

В целом учет основных средств в бухгалтерии Московского РОО ведется

по правилам бухгалтерского учета (синтетический учет ведется на

соответствующих счетах, а аналитический – на предусмотренных для этого

документах).

Перед РОО Московского района ставятся немаловажные задачи по учету

основных средств (своевременное и полное документальное оформление и

отражение в учетных регистрах их поступления, перемещения и выбытия,

начисление износа в соответствии с действующими нормами и правилами,

контроль за сохранностью и эффективным использованием каждого объекта и

т.д.), осуществление которых во многом зависит от организации

бухгалтерского учета в целом.

Конечно, существуют ряд проблем по ведению бухгалтерского учета, в

том числе и проблема автоматизации. Основной проблемой является нехватка

средств на улучшение программного обеспечения. В рассматриваемой мной

бухгалтерии автоматизированный учет ведется только по труду и заработной

плате. По моему мнению, переход на автоматизированный учет таких разделов,

как основные средства, материалы и другие, намного упростит деятельность

бухгалтеров.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Закон РБ «о бухгалтерском учете и отчетности» // «Звязда» от 29.10.94.

2. А.Н. Белов. Бухгалтерский учет в учреждениях непроизводственной сферы.

М.: «Финансы и статистика», 1995.

3. Бухгалтерский учет и контроль в РБ (сборник нормативных актов в 6-ти

томах). Мн.: «Амалфея», 1996.

4. В.Г. Дорофеев, М.А. Чапкович. Бухгалтерский учет исполнения бюджета.

Мн.: БГЭУ, 1996.

5. Методические указания «о прядке учета основных средств учреждений и

организаций, состоящих на бюджете», утвержденные Министерством

Статистики 21.07.97г. № 34.

6. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях».- М.:ПРИОР, 1999.

7. Чистов Д. В. «Основы компьютерной бухгалтерии: Учебный практикум по

ведению бухгалтерского учета в «1С: БУХГАЛТЕРИИ-ПРОФ.».- М., 1997.

8. «1С: Бухгалтерия-проф 6.0»: Руководство пользователя. – М.: Фирма «1С»,

1992-1996 гг.

9. Бабаев Ю.А., Сироткина О.В. О проблемах учета основных средств в

бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет. – 1999, № 7, с. 7-11.

10. Кондакова Н. Переоценка основных средств // Главный бухгалтер. – 2000,

№ 2, с. 23-24.

11. Приказ Минстата РБ от 20.01.2000 г. № 21 «Об утверждении Порядка

проведения переоценки основных фондов организаций по состоянию на 1

января 2000 года». // Главный бухгалтер. – 2000, № 6, с. 23-31.

12. Королев Ю. Бухгалтерские программы // Главный бухгалтер. – 2000, № 4,

с. 73-74.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Страницы: 1, 2, 3, 4