Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ

требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на

контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен

передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В

ЗАО «Строительная Компания «Дружба» подлинники подшиваются в дело, а

исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ

[63].

Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1, стр. 45.

Схема 1. Оперограмма движения входящих документов

|Операции | |ией | |й | |

- движение документов, поступающих на имя Генерального

директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей

структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

2.3. Порядок работы в Компании с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка

исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях –

утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его

оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела

Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или

вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением

факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.[64]

В ООО «ДИН» проект исходящего документа обязательно согласовывается с

юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-

референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

- порядковый номер документа, включающий номер дела;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-

ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют

его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй

экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в

дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «ДИН» приведен в схеме 2,

стр. 48.

Схема 2. Оперограмма движения исходящих документов

| | | | |р | |

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями

структурных подразделений

2.3. Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и

определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме,

фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[65]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в

регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается

база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации

создается информационно-поисковая система по всем документам Компании,

которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за

исполнением документов[66].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе

документационного обеспечения управления[67] и Типовой инструкции по

делопроизводству[68]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде

всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же

описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных

картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе

регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном

месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый

справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок

регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах

их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для ООО «ДИН», как для строительной компании, характерна разветвленная

структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом

территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система,

при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями

Генерального управления, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора,

производится однократно его секретарем.

В ООО «ДИН» регистрация входящих документов, происходит в следующем

порядке: секретарь-референт разбирает входящую корреспонденцию и заносит

данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за

отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются

практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения,

поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата

поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ДИН» осуществляется путем занесения

данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

|поступления |№ |№ |т/кто | | |

|1 | 2 |3 | 4 |5 |6 |

Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на

контроль. С учетом того, что контроль исполнения ведется в компьютерной

базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации

присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

На исходящих документах Компании проставляется исходящий регистрационный

номер в соответствии с действующими требованиями.[69] Он располагается в

верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в

пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями

ГСДОУ[70] в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел

подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В Компании

номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не

входит.

Регистрация исходящих документов ООО «ДИН» ведется в журнале, содержащем

следующие графы:

|1 |2 |3 | 4 |5 |6 |

В Компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари

структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя

Генерального директора, а также приказы по основной и административно-

хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя Компании.

Журналы регистрации внутренних документов содержат следующие графы:

| |док-та | |а | | |

|1 |2 |3 |4 |5 |6 |

ООО «ДИН» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально

находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих

филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они

относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «ДИН» была выявлена серьезная

ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и

приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки

хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно

различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[71]. Следует разделить

регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в

Компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.[72] об

одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за

ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют

повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно

четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только

электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству

реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов,

можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это

позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и

централизованной.

2.5. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих

своевременное исполнение документов[73]. Контролю подлежат документы,

требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного

исполнения поручений, зафиксированных в документах.[74]

Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники Общего отдела по

поручению руководства Компании.

В ООО «ДИН» для ведения контроля исполнения сотрудники службы

документационного обеспечения управления используют компьютерные базы

данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы

требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:

|ЗАО «Строительная Компания | |УТВЕРЖДАЮ |

|«Дружба» | |Генеральный директор |

|ИНСТРУКЦИЯ | |__________ И.О.Ф. |

|по делопроизводству | |«_______»___________ |

|_____________№______ | | |

|Москва | | |

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ЗАО «Строительная Компания

«Дружба» единую систему подготовки и качественного оформления документов,

рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

1.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех

сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

1.3. Обеспечение сотрудников ЗАО «Строительная Компания «Дружба»

техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных

технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими

принадлежностями - офис-менеджер.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов

ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

2.2. Бланки документов.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго

определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их

расположения.

Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5

(148х210 мм).

В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк

для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для

всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и

т.д.).

Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых

бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального

директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации

ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника

подразделения.

2.2. Документы ЗАО «Строительная Компания «Дружба» приобретают

юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным

директором.

2.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и

распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ЗАО

«Строительная Компания «Дружба» или, в его отсутствие, - заместителем.

Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием.

Посредством приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед

сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового

случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов.

Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и

директора.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия

решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

МЕНЮ

Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии