Организация и технология документационного обеспечения на конкретном предприятии

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ______ году.

Долговременного хранения:

Временного хранения:

Итого:

|Начальник Общего отдела |__________________И.О.Ф. | |

| | |________И.О.Ф. |

| | | |

| |Приложение 9 |

|ЗАО «СК«Дружба» Положение об Общем |УТВЕРЖДАЮ |

|отделе «___»____________200_ г. |Генеральный директор |

|Москва |______________И.О.Ф. |

| |«_____»_________200_г. |

1. Общие положения

1.1. Документационное обеспечение управления ООО «ДИН» осуществляет

служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), выраженная Общим

отделом.

В состав Общего отдела, входит секретариат Генерального управления,

секретари структурных подразделений, административно-хозяйственный отдел.

1.2. Работа Общего отдела регламентируется настоящим положением .

Деятельность работников Общего отдела регламентируется должностными

инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда,

предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по

сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции

разрабатываются Общим отделом и утверждаются начальником отдела. При

изменении функций и задач Общего отдела должностные инструкции

пересматриваются.

1.3. Общего отдела в своей деятельности руководствуется

законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями

Президента Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими

рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской

Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного

обеспечения управления.

2. Цели и задачи службы ДОУ

2.1. Основными целями Общего отдела являются организация, руководство,

координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению

управления.

2.2. Общий отдел решает следующие задачи:

2.2.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.

2.2.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации

работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и

подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с

действующими нормативами.

2.2.3. Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по

совершенствованию документационного обеспечения в Компании.

2.2.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий

документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной

и организационной техники.

3. Функции службы Общего отдела

3.1. В соответствии с возложенными задачами Общий отдел осуществляет

следующие функции:

3.1.1. Разработка (совместно с соответствующими структурными

подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с

документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов

и учетно-справочной работы по документам.

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу

руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью

оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.1.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов

в установленные сроки: обобщение сведений о ходе и результатах исполнения

документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и

оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков

документов.

3.1.6. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел

и оперативного использования документной информации.

3.1.7. Повышение квалификации работников Общего отдела, проведение

совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в структурных

подразделениях.

3.1.9. Осуществление контроля за правильностью оформления и

формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.1.10. Организация работы архива в соответствии с законодательством

по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и

методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.1.11. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность Общего отдела

4.1. Общий отдел имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в

структурных подразделениях Компании.

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структурных

подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организаций

сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документального обеспечения

управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до

руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных

подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные

с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с отделом информационных технологий определять задачи

документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей

компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы

документационного обеспечения управления и должностные инструкции

работникам.

4.1.10. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной

ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными

лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся

состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов

работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о

назначении, перемещении и увольнении работников Общего отдела, их поощрении

и наложении на них взысканий.

4.2. Общий отдел несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в

Компании.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение

необходимых условий труда работников.

5. Руководство

1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и

освобождается Генеральным директором Компании.

2. Начальник Общего отдела:

- несет ответственность за результаты деятельность отдела, состояние

трудовой и исполнительной дисциплины, утверждает план работы отдела,

контролирует его выполнение; обеспечивает исполнение приказов,

распоряжений и поручений руководства Компании;

- вносит руководству Компании предложения об изменении структуры и штатной

численности отдела, о назначении и освобождении работников, их

аттестации, поощрения и дисциплинарной ответственности;

- в пределах своей компетенции подписывает служебные документы, издает

распоряжения по вопросам работы отдела.

6. Взаимосвязи с другими структурными подразделениями

Общий отдел взаимодействует:

6.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного

обеспечения управления.

6.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с

подготовкой документов.

6.3. Со службами кадров, труда и заработной платы - по вопросам

подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях

широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки

и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда,

совершенствования стиля и методов работы с документами.

6.4. С отделом информационных технологий - по вопросам разработки и

внедрения новых информационных технологий с применением средств

вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдению

требований нормативно-методических документов; по вопросам обеспечения

средствами организационной и вычислительной техники.

Начальник Общего отдела _________________И.О.Ф.

Начальник Управления делами _________________И.О.Ф.

| |Приложение 10 |

|ЗАО «СК«Дружба» Положение о |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |

|постоянно действующей |______________И.О.Ф. |

|экспертной комиссии |«_____»_________200_г. |

|«___»__________200_ г. | |

|Москва | |

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для

организации и проведения методической и практической работы по экспертизе

ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное

хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-

техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе

деятельности Компании.

1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным

органом при Начальнике Управления делами ООО «ДИН». Решения комиссии

вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В

необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного

согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы

России.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ,

Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах,

распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ,

типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,

настоящим положением.

Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав

входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей

лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Основными задачами ЭК являются:

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии

делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии

подготовки их к архивному хранению

2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче

на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.

3. Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие

функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой

работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и

уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе

ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по

разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-

методических документов по этим вопросам.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. на утверждение Генерального директора Компании: описи дел

постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни

проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на

государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с

истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более,

с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному

составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о

выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для

сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами,

участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным

подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки

номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности

документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному

составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного

уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том

числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения

документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных

подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об

условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда

России, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и

экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений

Государственной Архивной службы России.

4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не

принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и

небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к

компетенции комиссии.

5. Организация работы ЭК

5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими

структурными подразделениями.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее

заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в

год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК

документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если

в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании

членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные

консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не

участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на

заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает

председатель ЭК и руководство Компании.

5.4. ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее

документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за

исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии –

начальника Общего отдела.

Начальник Общего отдела _____________ И.О.Ф.

(подпись)

Начальник Управления делами _____________ И.О.Ф.

(подпись)

| |Приложение 11 |

|ЗАО «СК«Дружба» |УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор |

|Должностная инструкция |______________И.О.Ф. |

|секретаря Генерального директора |«_____»_________200_г. |

|«___»__________200_ г. | |

|Москва | |

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора

по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом

директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее

образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим

законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами

руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями

руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными

документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную

систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива,

регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству

предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной

инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества

руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки

документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации

вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в

секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9