Учебное пособие: Базовые навыки для работы в Excel

Правая кнопка мыши

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист3 и выберите команду Вставить из контекстного меню. Откроется диалоговое окно вставки.

2. Выберите на вкладке Общие значок Лист и щелкните на кнопке ОК.

3. Новый лист Лист4 будет вставлен слева от текущего листа.

Клавиша Ctrl

1. Отметьте ярлычок листа Лист3.

2. При нажатой клавише Ctrl перетащите ярлычок Лист3 налево перед Лист4.

3. Слева появится новый лист Лист3(2). Клавиша Ctrl на перетаскивании умеет копировать листы.

Всего теперь в книге присутствует шесть рабочих листов.

5.4. Перемещение листов

В этом упражнении вы переместите листы на новые места в рабочей книге.

1. Щелкните на ярлычке листа Лист3.

2. Перетащите ярлычок листа влево и отпустите кнопку мыши только тогда, когда маленький треугольничек окажется справа от листа с названием Первый квартал.

3. Аналогично упорядочите остальные листы.

4. Щелкните мышью на ярлычке листа Бюджет 2008.

Теперь рабочий лист выглядит следующим образом.

Рис 5.2.

5.5. Группы листов

Вы можете выделить сразу несколько рабочих листов, причем смежные листы можно выделить, щелкнув на ярлычках первого и последнего рабочих листов при нажатой клавише Shift. Несколько несмежных листов можно выделить, если нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлычках требуемых рабочих листов.

Выделив несколько рабочих листов, вы можете вводить одни и те же данные одновременно в каждый из них. Для этого выделите группу рабочих листов и введите данные в один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.

В этом упражнении вы выделите несколько рабочих листов и введете в них данные.

1. Перейдите на Лист5, щелкнув на его ярлычке.

2. Щелкните на ярлычке Лист4. На экране появится предыдущий лист рабочей книги.

3. Нажмите клавишу Shift, и, не отпуская клавишу, щелкните на ярлычке Бюджет2008. Пять листов из 6-ти станут выделенными, причем активным останется Лист4. При выделении нескольких листов Excel переходит в режим группового редактирования, и в заголовке окна появится слово Группа.

4. Выделите ячейку В3 на Лист4.

5. Напечатайте Максим Софт и нажмите Enter.

6. Щелкните на невыделенном ярлычке Лист5. При этом пять листов перестают быть выделенными, а текущим становится Лист5.

7. Пощелкайте по ярлыкам листов. Смотрите, во всех листах кроме Лист5 в ячейках B3 появились слова Максим Софт. Вводили в один лист, а появилось в 5 листах.

5.6. Удаление листов

Удалим листы несколькими способами.

1. Отметьте ярлык Лист5.

2. В меню Главная, в разделе Ячейки ленты нажмите справа треугольник у пункта Удалить. В выпадающем меню нажмите пункт Удалить лист. Лист5 удален.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист4.

4. В контекстном меню выберите команду Удалить. Откроется диалоговое окно, предупреждающее о том, что отменить удаление листа невозможно.

5. Щелкните на кнопке Удалить. Диалоговое окно закроется и Лист4 исчезнет.

6. Удалите Лист3(2).

В книге останется 3 листа.

6. Составление формул

Вы научитесь автоматически суммировать данные в строках и столбцах, составлять элементарные формулы, присваивать имена блоку ячеек, составлять формулы, используя абсолютные и относительные адреса ячеек.

6.1. Автоматическое суммирование строк и столбцов

Самые популярные формулы – это формулы суммирования.

Кнопку Автосумма можно использовать для двух видов задач: обнаружить и просуммировать данные в строках или столбцах ближайшего к текущей ячейке блока; просуммировать данные в любом выделенном диапазоне ячеек.

Подсчитайте расходы за месяц

В этом и следующем упражнениях вы используете кнопку Автосумма сначала для подсчета приходов и затрат на товары фирмы «Загвоздка», а затем для подведения общих итогов по статьям расходов.

1. Перейдите на лист Бюджет2008.

2. В дополнение к существующей таблице наберите в ячейке I10 листа Бюджет 2008 слово Всего.

3. Выделите ячейку I11.

4. В ленте Главная в разделе Редактирование щелкните по кнопке Автосумма . Блок ячеек C11:H11 на рабочем листе становится окруженным «бегущей» границей, а в строке формул появляется формула =СУММ(C11:H11). После первого нажатия на кнопку Автосумма вам необходимо убедиться, что выделен именно тот диапазон ячеек, который вы хотите просуммировать.

5. Нажмите клавишу Enter или щелкните второй раз на кнопке Автосумма, или нажмите на кнопку с зеленой галочкой в строке формул. В ячейку I11 будет помещен результат вычислений – сумма приходов за 6 месяцев.

6. Таким же образом поместите в ячейку I12 сумму чисел в строке «Затраты на товары».

Просуммируйте строки и столбцы одновременно

Внимательно прочитайте содержание следующего задания. Попробуйте выполнить его самостоятельно.

Дано:

В ячейках C15:H18 (4 строки и 6 столбцов) находятся расходы фирмы за 6 месяцев. В ячейках I15:I18 должны стоять суммы по строкам статей расходов (4 суммы). В ячейках C19:I19 должны стоять суммы по столбцам месяцев и Всего расходов (7 сумм). Эти ячейки сейчас пустые.

Требуется:

Используя всего 2 (два!, а не двадцать два) щелчка мышью найти упомянутые 4+7=11 сумм (Ответ5).

6.2. Составление элементарных формул

Элементарные формулы могут состоять только из арифметических операторов и адресов ячеек. Ввод формул необходимо начинать со знака равенства (=). Далее необходимо указать содержимое каких именно ячеек используется в формулах. Для этого необходимо ввести адрес ячейки или блока ячеек или щелкать мышью на ячейках в процессе составления формул. Ячейки, на которых щелкнули мышью, выделяются пунктирной границей, называемой «бегущей рамкой». По ней вы можете контролировать правильность указанных вами адресов.

Вычисление полной выручки

Рассчитаем полную выручку за март месяц с указанием адресов при помощи мыши.

1. Выделите ячейку С13.

2. Введите с клавиатуры = (равно), затем щелкните на ячейке С11. В строке формул появилось =С11.

3. Введите – (минус), затем щелкните на ячейке С12.

4. Нажмите кнопку с зеленой галкой в строке формул. Формула введена, в строке формул появилось =С11-С12, а в ячейке С13 видно значение полной выручки за март.

Копирование формул

В ячейках D13:I13 должны стоять значения полных выручек за остальные 5 месяцев и Всего. Заметим, что полная выручка подсчитывается одинаково за любой месяц. Вспомним, как мы копировали расходы за рекламу и аренду, и попробуем скопировать полную выручку за март на другие месяцы.

1. Маркером автозаполнения протащите ячейку С13 с формулой до ячейки I13 включительно.

2. Проверьте значения полных выручек.

3. Пощелкайте по ячейкам С13:I13. В строке формул посмотрите содержание ячеек. Это должны быть формулы:

=С11-С12, =D11-D12, …,=I11-I12

4. Как Вы считаете, в ячейках одинаковые формулы или разные?

Запомните: при копировании формулы изменяются, в отличие от текстов, чисел и дат. Обратите внимание, что в ячейках D13:I13 вычитаются две верхние ячейки, так же как в ячейке С13. То есть при копировании формулы сохраняется относительное положение ее исходных данных. Поэтому адреса ячеек с исходными данными в формуле меняются. Это называется правилом относительной ориентации.

Вычисление прибыли

По аналогии со строкой полной выручки придумайте формулу для прибыли и реализуйте самостоятельно ее в ячейках С20:I20 (Ответ 6).

Рис 6.1.

6.3. Составление функций с помощью Мастера функций

Excel имеет сотни функций, которые помогут Вам выполнить специальные вычисления.

Вы можете набирать функцию с клавиатуры или вводить функцию автоматически с помощью Мастера функций.

Работа с Мастером функций состоит из двух этапов. На первом этапе выбирается имя функции. На втором этапе задаются параметры функции. Второй этап требует большого внимания, за редким исключением.

Введите текущую дату

В этом упражнении вы введете в ячейку текущую дату с помощью функции СЕГОДНЯ.

1. Выделите ячейку В4.

2. Наберите =сегодня().

Вы можете набирать имена функций большими или малыми буквами. При нажатии клавиши Enter имена функций будут автоматически переведены в верхний регистр, если они были набраны без ошибок.

3. Нажмите клавишу Enter. Формула введена, и в ячейке появилась текущая дата. Завтра в ячейке автоматически появится завтрашняя дата.

Расчет средних затрат на товары

В большинстве формул необходимо ввести не только имена функций, но и указать имена ячеек и/или дополнительные значения, называемые аргументами. Аргументы функций записываются в скобках после имени функции, как в формуле =СУММ(С15:С18). Даже если функция не требует аргументов, как в формуле вычисления текущей даты =СЕГОДНЯ(), скобки все равно необходимы.

В этом примере с помощью Мастера функций вы создадите формулу для вычисления средних за полгода затрат на товары.

1. Выделите ячейку К10 и наберите Среднее.

2. Выделите ячейку К12, затем в строке формул щелкните по кнопке Вставить функцию . Откроется диалоговое окно Мастер функций – шаг 1.

Рис 6.2.

3. В списке Категория выделите Статистические. В поле Выберите функцию появится список статистических функций.

4. Выделите в этом списке строку СРЗНАЧ и щелкните на кнопке ОК. Откроется второе окно Мастера функций – шаг 2.

5. В правой части поля Число1 виден цветастый квадрат. Щелкните по нему. Окно уйдет, но останется на экране. Это необходимо для того, чтобы окно не мешало вам выделить усредняемый диапазон ячеек.

6. С помощью мыши выделите диапазон ячеек C12:H12. В процессе выделения диапазона указываются адреса выделенных ячеек. Теперь в поле Число1 появились адреса C12:H12.

Рис 6.3.

7. Нажмите цветастый квадрат в правой части поля Число1. Окно развернется.

8. Щелкните на кнопке ОК. В ячейке К12 теперь находится среднее значение затрат на товары 19755,83.

Расчет максимума и минимума затрат на товары

1. Выделите ячейку L10 и наберите Максимум.

2. Выделите ячейку M10 и наберите Минимум.

3. Для удобства просмотра в ленте Вид в разделе Масштаб через кнопку Масштаб в окне Масштаб выберите 75%. Нажмите ОК.

4. По аналогии с расчетом средних затрат рассчитайте в ячейках L12, M12 максимум и минимум затрат с помощью статистических функций МАКС и МИН.

Расчет средних, максимума и минимума прибыли с помощью копирования формул

Допустим, в ячейках K20, L20, M20 необходимо рассчитать среднюю, максимум и минимум прибыли. Можно повторить предыдущие два пункта и получить результат за несколько десятков щелчков мыши.

Мы получим результат за 2 (два!) щелчка мыши.

1. Курсором мыши в виде белого креста выделите блок из трех ячеек K12:M12 с итогами по затратам на товары.

2. На жирной линии границы выделенного блока получите курсор мыши в виде белой стрелки .

3. При нажатой клавише Ctrl нажмите левую кнопку мыши. У белой стрелки появится плюсик .

4. Перетащите мышью выделенный блок в ячейки K20:M20, отпустите кнопку мыши и отпустите клавишу Ctrl.

5. В ячейках K20:M20 увидите среднюю, максимум и минимум прибыли.

На три формулы мы потратили всего два щелчка мыши.

Объяснение: средняя, максимум и минимум прибыли вычисляются по тем же формулам, что и средние, максимум и минимум затраты на товары. Исходные шесть ячеек для формул расположены слева одинаково для прибыли и затрат на товары. Нажатие клавиши Ctrl копирует формулы. При копировании работает правило относительной ориентации.

Присвоение имен блокам ячеек

Для того чтобы присвоить имя блоку ячеек, нужно выделить ячейки и ввести имя в поле Имя в строке формул или с помощью команд в разделе Определенные имена ленты Формулы. Имена блоков ячеек могут любой длины, но они не должны содержать запятых и пробелов.

В этом упражнении вы введете имя диапазона ячеек, набрав его с клавиатуры. Затем вы зададите имена диапазонов с помощью ленты Формулы.

1. Выделите диапазон ячеек С11:H11 с приходами за 6 месяцев. Адрес первой ячейки блока появился в поле Имя .

2. В строке формул щелкните в поле Имя и наберите Приход. Нажмите клавишу Enter.

Рис 6.4.

Выделенный диапазон ячеек теперь называется Приход.

3. Выделите блок ячеек B15:H19, содержащий все данные по расходам по месяцам вместе с заголовками.

4. В ленте Формулы в разделе Определенные имена выберите команду Создать из выделенного фрагмента. В появившемся окне Создание имен … флажок установлен напротив опции В столбце слева, что означает, что в качестве имен будут взяты заголовки левого столбца.

Рис 6.5.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Просмотреть списки имен блоков можно, щелкнув на стрелке «вниз», находящейся рядом с полем Имя. Каждая строка теперь стала блоком ячеек с именами своих заголовков.

Рис 6.6.

Как использовать имена в формулах

Имена блоков ячеек могут быть использованы в формулах вместо адресов ячеек. Адрес С11:H11 можно заменить именем соответствующего блока ячеек Приход, которое было ему присвоено ранее. Например, сразу понятно, что вычисляет формула МАКС(Приход), в отличие от формулы МАКС(C11:H11).

В этом упражнении вы найдете среднее, максимум и минимум прихода по данным бюджета фирмы «Загвоздка».

1. Выделите ячейку K11 и щелкните по кнопке Вставить функцию в строке формул. Откроется диалоговое окно Мастер функций.

2. Убедитесь, что в списке Категория выделена строка Статистические. Затем прокрутите список Выберите функцию и выделите имя функции СРЗНАЧ. Эта функция находит в выделенном блоке среднее значение.

3. Щелкните на кнопке ОК. Откроется следующее окно.

Рис 6.7.

4. Щелкните в поле Число1 и выделите его содержание.

5. Выберите в ленте Формулы команду Использовать в формуле. Откроется список имен блоков ячеек.

6. Выделите в списке имя Приход.

Рис 6.8.

Это имя появится в поле Число1 диалога Мастер Функций.

7. Щелкните по кнопке ОК. Формула составлена, и результат 33795,33 появился в ячейке K11.

8. Выделите ячейку L11 и наберите =макс(Приход). Эта формула определит максимальное значение в диапазоне ячеек Приход. Нажмите Enter.

9. Выделите ячейку L11, Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Копировать.

10. Выделите ячейку M11, Нажмите правую кнопку мыши и выполните команду Вставить.

11. Через строку формул исправьте МАКС на МИН. Нажмите кнопку с зеленой галочкой в строке формул.

Теперь конец Вашего рабочего листа выглядит так:

Рис 6.9.

6.4. Формулы с относительными и абсолютными адресами

Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными адресами. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением формулы. Однако можно также использовать в формулах и абсолютные адреса, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам независимо от того, где находится формула. Вы можете использовать также смешанные адреса, которые задают столбец относительно, а строку абсолютно, или наоборот. Признаком абсолютного адреса служит знак доллара.

На листе Бюджет 2008 ежемесячный приход в ячейках С11:H11 был задан постоянными числами. Допустим, что приход ежемесячно возрастал на фиксированный процент, указанный Ростом объема продаж в ячейке C7 (1,50%).

1. Выделите ячейку С7 и после числа 1,50 введите %.

2. Выделите ячейку D11, наберите формулу =С11+С11*$C$7 и нажмите клавишу Enter. В ячейке D11 появилось значение прихода с учетом ежемесячного роста объема продаж (1,50%).

3. Скопируйте маркером автозаполнения формулу ячейки D11 в диапазон ячеек E11:H11. Результат формулы во всех ячейках будет зависеть от содержимого ячейки $C$7.

Рис 6.10.

4. Пощелкайте по ячейкам D11:H11 и в строке формул посмотрите содержащиеся в них формулы: =С11+С11*$C$7, …, =G11+G11*$C$7. Какие адреса в формулах изменились, какие не изменились и почему?

7. Переупорядочивание содержимого ячеек

Вы можете в любой момент расположить данные в нужном порядке, однако, следует соблюдать осторожность при переупорядочивании формул. Вы можете копировать данные из одних ячеек в другие, добавлять и удалять ячейки, строки, столбцы и перемещать данные между ячейками.

Копировать информацию в другое место рабочего листа можно: с помощью кнопок Копировать и Вставить в ленте Главная; с помощью соответствующих команд контекстного меню правой кнопки мыши; перетаскивая мышью данные на новое место.

Копирование данных на другой лист осуществляется с помощью команд Копировать и Вставить или перетаскиванием содержимого ячеек с помощью клавиши Alt.

7.1. Перемещение строки

1. Щелкните по заголовку строки 20. Выделится вся строка с прибылью.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5

МЕНЮ