Бухгалтерский учет и принятие решений в бюджетных организациях

- накладная (требование) ф. 434 — при перемещении материалов в учреждении.

Она выписывается, как правило, в одном экземпляре, если другой порядок не

установлен министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством

финансов Украины;

- меню-требование ф. 298 и ф. 299 — для выдачи продуктов питания. Меню-

требование составляется каждый день на основании данных о количестве

людей, которое посещают столовую, и норм раскладки продуктов питания.

Меню-требование с подписью лиц о выдаче и получении продуктов питания

передается в бухгалтерию в сроки, установленные графиком, но не реже чем

три раза в месяц;

- ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397. По ней в пределах

установленных норм отпускаются со склада корма и фураж;

- ведомость на выдачу материалов на потребности учреждения ф. 410 — для

выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в

течение месяца. Записи в ведомости следует делать не в хронологическом

порядке, а для каждого вида материалов — оставлять соответствующее

количество строк, чтобы в конце месяца по каждом виду можно было

подсчитать общий итог;

- заборная карточка ф. 431 — как при ежедневном отпуске материалов и

топлива, так и через соответствующие промежутки времени в течение месяца.

Эта карточка выписывается на каждого получателя на несколько наименований

материалов для потребностей по прямому назначению. Заборная карточка

выписывается в двух экземплярах, один из которых с подписью получателя

хранится на складе, второй — у получателя. При ежедневном отпуске

материалов заборная карточка выписывается сроком на 15 дней, а при

периодическом — на месяц;

- материалы и топливо выдаются в пределах установленного лимита при

предъявлении получателем своего экземпляра заборной карточки. Выдача

материалов свыше установленного лимита проводится по накладной

(требованию) ф. 434;

- в случаях, когда выдача топлива со склада по накладной или по заборной

карточке является невозможной, списание использованного топлива

проводится по актам обмера остатков. При нехватке топлива по актам замера

сравнительно с установленными нормами расходования руководитель

учреждения принимает меры по выявлению причин перерасходов и в надлежащих

случаях — меры по взысканию;

- дорожный листок является основанием для списания на расходы

автомобильного бензина. Бензин списывается по фактическим расходам, но не

выше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей;

- товарно-транспортная накладная ф. 1-т (типовая) межведомственная

применяется в учреждениях и организациях при перевозке грузов для

потребностей своего учреждения на собственных автомобилях.

3. Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных

ценностей возлагается на материально-ответственных лиц. Материальная

ответственность рабочих и служащих наступает согласно с действующим

трудовым законодательством. С материально-ответственными лицами заключается

письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности на

основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях

письменные договора о полной материальной ответственности должны заключать

с заведующим хозяйством, рабочими, которые выполняют работы по приемке

(выдаче) материальных ценностей рабочим учреждения.

Администрация учреждения обязанная: создать рабочему условия,

необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранения материальных

ценностей; ознакомить с действующим законодательством относительно

материальной ответственности рабочих и служащих за убытки, нанесенные

учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами

хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозка или применения в

процессе производства переданных ему материальных ценностей; проводить в

установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

Материалы должны сохранять в специально приспособленных помещениях

(складах, амбарах), оснащенных весоизмерительными приспособлениями, которые

обеспечивают точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов.

Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то за

каждым с них закрепляется определенная группа материалов. Хранилищу

присваивают номер (шифр), который проставляется на всех приходных и

расходных документах. Для обеспечения быстрой приемки и выдачи, а также

проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках,

поддонах с обязательными материальными ярлыками. В ярлыках обозначают

наименование материала, его марку, сорт, размер, номенклатурный номер,

единицу измерения, цену, норму запаса.

Поступление материалов оформляется распиской материально-

ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной,

товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных

ценностей их приемка подтверждается не только распиской материально-

ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом

(печатью) бюджетного учреждения.

Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на

основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные

документы, описанные ранее, по составу и назначению можно объединить в две

группы: разовые требования и накопительные ведомости.

Первая группа: накладная (требование) ф. 434 (при выдаче материалов

со складов и при внутреннем перемещении материалов по учреждению); меню-

требование ф. 298 и 299 (для выдачи продуктов питания со склада); ведомость

на выдачу кормов и фуража ф. 397; дорожный листок для списания в расход

автомобильного бензина.

Вторая группа: ведомость выдачи материалов на потребности учреждения

ф. 410 и заборная карта ф. 431.

В бюджетных учреждениях складской учет ведется, как правило, двумя

методами: количественно-суммовым и оперативно-бухгалтерским.

Количественно-суммовой метод. Сортовой учет материалов ведется на

складе материально-ответственным лицом только по количеству. Эта информация

фиксируется в книге складского учета материалов ф. М-17 на основании

приходно-расходных документов. Соответственно графику первичные документы

относительно поступления, выбытия и движения материалов передаются со

склада в бухгалтерию. Соответствующий отдел бухгалтерской службы

осуществляет аналитический учет материально-ответственным лицам по

наименованиям материалов, количеству, стоимости в книге ф. 296 или

карточках ф. 296-а. Данные складского и бухгалтерского учета ежемесячно

сверяются и, таким образом, осуществляется проверка достоверности обоих

видов учета и выявление ошибок. После исправления ошибок в бухгалтерии

составляется сортовая оборотная ведомость, данные которой сверяются с

«Журналом-Главной».

Оперативно-бухгалтерский метод. Карточки ф. 296-а или книги ф. 296

заполняются в бухгалтерии и передаются на склад под расписку в реестре

выдачи карточек. На складе материально-ответственное лицо осуществляет

количественно-сортовой учет материалов. Записи в карточках или книгах

делаются на основании приходно-расходных документов. Бухгалтер

материального отдела систематически, непосредственно на складе,

осуществляет прием указанных документов, проверяет карточки на полноту,

достоверность и своевременность заполнения, а также проводит выборочную

инвентаризацию (в частности дефицитных и дорогих материалов). По данным

проверки составляется акт.

В бухгалтерии учет ведется только в денежном выражении в ведомостях

прихода и выбытия материалов по субсчетам и материально-ответственным

лицам.

Ежемесячно кладовщик на основании данных складского учета составляет

сальдовую ведомость (книга остатков материалов), в которой по каждому

номенклатурном номеру фиксируются количественные остатки на первое число

месяца. В бухгалтерии эту ведомость (книгу) проверяют, определяют сумму

остатков, которые сверяются с данными бухгалтерии. Необходимое условие

применения указанного метода учета материалов — наличие твердых цен.

В бухгалтерском учете материалы и продукты питания отражаются на

счете 06 «Материалы и продукты питания», имеющем следующие субсчеты:

060 «Материалы для учебных, научных и других целей»

061 «Продукты питания»

062 «Медикаменты и перевязочные средства»

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские приспособления»

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»

065 «Корма и фураж»

066 «Тара»

067 «Прочие материалы»

068 «Материалы в пути»

069 « Запасные части к машинам и оборудованию»

На субсчете 060 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда,

металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, фотопринадлежности,

бумага для задания учебных программ, подопытные животные и прочие материалы

для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и

прочие материалы для протезирования. Учет драгметаллов ведется согласно с

Инструкцией о порядке получения, использование, учета и хранения

драгметаллов и драгоценного камня, утвержденной приказом Министерства

финансов Украины от 6 апреля 1998 г. № 84.

Информация относительно продуктов питания в бюджетных учреждениях

фиксируется на субсчете 061.

На субсчете 062 учитываются медикаменты, компоненты, бактерицидные

препараты, сыроватки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах,

лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и иных учреждениях. На этом

счете учитываются также вспомогательные и аптекарские материалы в лечебных

учреждениях, которые имеют свои аптеки.

Хозяйственные материалы, которые используются для текущих

потребностей учреждений (электрические лампы, мыло, щетки и пр.),

строительные материалы для текущего и капитального ремонтов, а также

медикаменты и перевязочные средства в учреждениях, деятельность которых не

связанная с лечением, учитываются на субсчете 063. В небольших учреждениях

канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, чернило, пера и т.п.), а

также медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных

средств и дорогих медикаментов), приобретенные и одновременно выданные на

текущие потребности, могут списываться на фактические расходы с

отображением их общей стоимости по оприходованию и расходах на субсчете

063. На документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей,

должна быть подпись лица, которое получило эти материалы.

Субсчет 064 предназначен для учета всех видов топлива, горючего и

смазочных материалов, которые находятся на складах и в амбарах (дрова,

уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.п.), а также непосредственно

у материально-ответственных лиц.

На субсчете 065 учитываются сено, овес, прочие виды кормов и фуража

для скота и других животных.

На субсчете 066 учитывается обратная тара (бочки, бидоны, ящики,

банки стеклянные, бутылки и т.п.) как пустая, так и та, в которой находятся

материальные ценности.

На субсчете 067 учитываются семена, удобрения и прочие материалы;

также приплод молодняка (жеребят) — при наличии в учреждениях рабочих

коней, которые содержатся за счет смет расходов по бюджету.

Субсчет 068 «Материалы в дороге» служит для учета материалов, которые

оплачены учреждениями по иногородними поставками, но еще не поступили на

склад, а также материалов, которые полученные на склад групп

централизованного снабжения и не распределены по учреждениями.

На субсчете 069 «Запасные части к машинам и оборудованию» учитываются

запасные части, предназначенные для ремонта и замены отработанных частей в

машинах, оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах.

Указанные субсчеты являются активными, то есть по дебету фиксируется

поступление материалов, по кредиту — использование. Счет 06 «Материалы и

продукты питания» корреспондирует со счетами 178, 179, 090 — 092, 100 —

102, 111, 160, 140, 230, 400, 170.

Аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063-067 в

бухгалтериях учреждений и централизованных бухгалтериях ведется по

наименованиям, сортами, количеству, стоимости и материально-ответственным

лицам на карточках ф. 296-а (в книге ф. 296).

4. Медикаменты и продукты питания являются достаточно весомой

составляющей материалов бюджетных учреждений, в частности медицинских

учреждений. Организация учета материалов зависит, прежде всего, от наличия

в указанном учреждении такого структурного подразделения, как аптека.

Большинство учреждений обеспечивается медикаментами через хозрасчетные

аптеки.

Учет значительной части медикаментов осуществляется в денежном

выражении. Материалы отпускаются по требованию на текущие потребности

лечебных учреждений непосредственно у отделения. Наркотические и

отравляющие лекарственные средства, психотропные лекарственные препараты,

лекарственные средства, которые имеют одурманивающее свойство, спирт

этиловый и марадол подлежат количественно-суммовому учету. Отделения

получают указанные препараты только по требованиям, подписанными главным

врачом, к которым обязательно прилагают рекомендации врача или историю

болезни. В отделениях учет медикаментов ведет главная или старшая

медсестра. Информация фиксируется в соответствующих регистрах по

наименованиям, расфасовке, дозированию, упаковкам, лекарственным формам.

Поступление продуктов питания в учреждение учитывается в

накопительной ведомости по оприходованию продуктов питания (ф. 300),

составляемой по каждому материально-ответственному лицу в отдельности.

Записи в этой ведомости осуществляются в количественном и суммарном

выражении на основании первичных документов.

По истечении месяца в ведомости подводятся итоги. Основанием для

составление мемориального ордера 11 является накопительная ведомость (ф.

300) или сведение данных накопительных ведомостей по оприходованию

продуктов питания (ф. 398).

Учет выданных продуктов питания ведется в накопительной ведомости по

затратам продуктов питания (ф. 399). Эта ведомость составляется на

материально-ответственных лиц. Записи в ведомость проводят на основании

меню-требования (ф. 298 или ф. 299). По истечении месяца в ведомости

подводятся итоги, которые определяют стоимость затраченных продуктов

питания. При этом сверяется количество лиц, которые питались в детских

учреждениях, с данными учета посещаемости детей, в лечебных учреждениях — с

ведомостями о наличии больных. Накопительная ведомость (ф. 399) или

ведомости накопительных ведомостей по расходам продуктов питания (ф. 411)

являются основанием для составления мемориального ордера 12. У сведения (ф.

411), кроме данных накопительных ведомостей, записываются данные прочих

расходных документов питания (актов) на нехватку продуктов питания,

возвращение — на базу снабжения, затраты на прочие цели и тому подобное.

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям,

сортам, количеству, стоимости и материально-ответственным лицам в оборотных

ведомостях ф. м-44. Записи в оборотные ведомости осуществляются на

основании данных накопительных ведомостей (ф. 300 и ф. 399) и других

документов по оприходованию и расходу продуктов питания. В оборотных

ведомостях ежемесячно подсчитываются обороты и определяются остатки на

начало месяца.

5. Бюджетные учреждения и организации обязаны проводить

инвентаризацию основных средств, материальных ценностей, средств, расчетов

и прочих статей баланса.

Инвентаризация материалов, продуктов питания, топлива и прочих

материальных средств проводится по месту хранения и в отдельности — по

материально-ответственным лицам. Материалы при инвентаризации записываются

в описи по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного

номера, вида, группы, сорта и количества (счета, веса или меры). На

выявленные при инвентаризации испорченные материальные ценности

дополнительно составляются акты, в которых отмечаются причины, характер и

степень порчи, и указываются виновные в этом лица. На материальные

ценности, которые находятся в пути, составляется отдельный акт, в котором

по каждой отправке приводятся такие данные: наименование и количество

(согласно с документами бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также

перечень и номера документов на отгруженные ценности. Материальные запасы,

которые поступили во время проведения инвентаризации, принимаются

материально-ответственными лицами в присутствия членов инвентаризационной

комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти материальные ценности

заносятся в отдельную опись под названием «Материальные ценности,

поступившие во время инвентаризации». В описи отмечается: когда, от кого

поступили, дата и номер приходного документа, наименование, количество,

цена и сумма. Синхронно на приходном документе подписью председателя

инвентаризационной комиссии делается отметка «После инвентаризации» с

ударением на дату описи, в котором записанные эти ценности.

На большом складе при удлиненном проведении инвентаризации в

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10