Экономическая оценка использования новых информационных технологий в бухгалтерском учете

отчетности и контроля; формирует в установленном порядке свою учетную

политику, которая закрепляется приказом по организации.

По способу обобщения и группировки учетных данных на счетах различают

синтетический и аналитический счета. Для управления производством, контроля

за сохранностью, рационального использования средств важно знать не только,

сколько основных средств у предприятия, но и какие средства на предприятии

мы должны. Поэтому наряду с обобщенными характеристиками ведут более

детализированные характеристики хозяйственных средств и источников.

Синтетические счета предназначены для укрупненной обобщенной

характеристики и группировки хозяйственных средств и источников. Пример:

сч. 01 «Основные средства»; сч. 10 «Материалы».

Аналитические счета открывают в развитие синтетического счета для

конкретизации показателей синтетических счетов.

Учет хозяйственных средств на синтетических счетах ведут только в

денежном выражении, а на аналитических счетах учет хозяйственных средств и

источников ведется как в натуральном, так и в денежном выражении.

Хозяйственные операции, которые записываются на аналитических счетах,

обязательно отражаются и в синтетических счетах. При этом между ними

соблюдается следующая взаимосвязь: сумма начальных (конечных) остатков на

аналитических счетах равна остатку на начало (конец) отчетного периода

соответствующего синтетического счета. Сумма дебетовых (кредитовых)

оборотов по аналитическим счетам равна дебетовым (кредитовым) оборотам

соответствующих синтетических счетов.

Для обобщения данных аналитических и синтетических счетов ведутся

оборотные ведомости. Если счета открываются и характеризуются одним

объектом, то оборотные ведомости характеризуют несколько объектов учета.

Оборотные ведомости по счетам аналитического учета составляются на

основании итоговых данных соответствующих аналитических счетов. Итоги по

каждой карточке позиционно переписываются в оборотную ведомость, и

выводится общий итог.

Оборотные ведомости по синтетическому счету составляются на основании

данных синтетических счетов об остатках, оборотах, куда они записываются

позиционно.

В заключении подсчитывается итог по всем счетам. Оборотные ведомости

позволяют проверить правильность расчетов, а также сальдо на начало и на

конец отчетного периода является основанием для заполнения баланса.

Дебетовое сальдо оборотной ведомости характеризует активы, а кредитовое –

пассивы.

Шахматная оборотная ведомость (пример)

|Кредитуе-мы|Сальдо | | | | | | | | | |Итог|Сальдо |

|е счета |началь-но| | | | | | | | | |о |конеч- |

| |е | | | | | | | | | | |ное |

| | |01 |10 |20 |23 |51 |60 |80 |85 |90 | | |

|Дебетуе- | | | | | | | | | | | | |

|мые счета | | | | | | | | | | | | |

| |Д |К | | | | | | | | | | |Д |К |

|01 |250 |- | | | | | | | | | |- |250 |- |

|10 | | | | | | | |54 | | | | | | |

| |260 |- | | |52 | | |15 | | | |219 |479 |- |

| | | | | | | | |98 | | | | | | |

|20 |- |- | |130 | | | | | | | |130 |130 |- |

|23 |- |- | |687 | | | | | | | |792 |792 |- |

| | | | |105 | | | | | | | | | | |

|51 | | | | | | | | | | | | | | |

| |350 |- | | | | | | | | | |- |350 |- |

|Шахматная оборотная ведомость (продолжение) |

| |

|01 10 20 23 51 60 80 85 90 |

|60 |- |350 | | | | |270 | | | | |452 |102 |- |

| | | | | | | |182 | | | | | | | |

|80 |160 |- | | | | | | | | | |- |160 |- |

|85 |- |256 | | | | | | | | | |- |- |256 |

|90 |- |151 | | | | |94 | | | | |122 |- |29 |

| | | | | | | |28 | | | | | | | |

|Итого |- |- |- |922 |52 |- |574 |167 |- |- |- |1715|- |- |

Недостаток шахматной ведомости – громоздкость, ее трудно использовать при

большом числе операций. Принцип шахматной ведомости используется при

построении журнала ордеров.

Между синтетическими и аналитическими счетами существуют

промежуточные счета – субсчета. Это счета второго порядка. Субсчета

открываются к синтетическим счетам в целях получения дополнительной

группировки данных однородных аналитических счетов внутри синтетических

счетов.

Баланс предназначен для обобщения данных текущего учета средств и их

источников на отдельных счетах. Баланс представляет собой двухстороннюю

таблицу, в левой стороне которой показывают хозяйственные средства

(активный капитал), а в правой стороне источники этих средств (пассивный

капитал).

Баланс содержит разделы, где сгруппированы средства и их источники по

их экономическому содержанию, а внутри этих разделов выделяются статьи

баланса. Он характеризует движение средств, Поскольку в нем средства и

источники даны на две даты: на начало и конец отчетного периода. Поскольку

в балансе объект учета это капитал предприятия, ресурсы предприятия,

рассматриваемые с одной стороны по источникам его возникновения (пассивный

капитал), а с другой стороны по направлениям использования, то между

активом и пассивом баланса должно соблюдаться равенство. Каждая

хозяйственная операция, которая отражается на счетах, обязательно вызывает

не менее двух статей баланса. При этом существует четыре типа хозяйственных

операций, вызывающих соответствующие изменения в балансе:

1. Если взаимодействуют два активных счета, т. е. меняется размещение

средств, то итоги баланса не меняются. Например, с расчетного счета

поступили деньги в кассу.

2. Хозяйственные операции отражаются по дебету и кредиту пассивных счетов.

Например, за счет прибыли образован резерв по сомнительным долгам на

сумму 1,5 млн. руб. ( Д сч. 80, К сч. 82.1).

3. Операция отражается на дебете активного счета и кредите пассивного

счета. Например, дано согласие на оплату за поступившие материалы на

сумму 5 тыс. руб. (Д сч. 10, К сч. 60). Итог по активу увеличивается на

пять тысяч. Поскольку кредиторская задолженность по сч. 60 увеличилась

на пять тысяч, то и итог по пассиву тоже увеличивается на пять тысяч, т.

е. правило баланса (равенство актива и пассива) соблюдается.

4. Когда операция отражается по дебету пассивного счета и кредиту активного

счета. Например, погашена задолженность перед поставщиками с расчетного

счета за полученные материалы на сумму пять тысяч (Д сч. 60, К сч. 51). В

результате актив баланса уменьшается на пять тысяч, пассив тоже

уменьшается, таким образом, равенство соблюдается.

Но по бухгалтерскому балансу, который фиксирует состояние средств на

определенную дату, нельзя повседневно наблюдать за изменениями в составе

каждого вида средств и их источников. Такое наблюдение – одна из основных

задач

бухгалтерского учета, достигается при помощи счетов.

План счетов – это перечень всех синтетических счетов. В основе

построения счетов лежит их классификация по экономическому содержанию,

согласно которому выделяются 9 разделов. Каждому счету присвоены номера

всего 99 позиций. Некоторые позиции зарезервированы на случай появления

новых. Счета первого и второго порядка устанавливаются планом счетов и

утверждаются Минфином. Аналитические счета предприятие открывает

самостоятельно по мере надобности. Субсчета разрабатываются отраслями, а

утверждаются Минфином. Счета, которые перечислены в плане, называют

балансовыми. На них учитывают средства и источники, находящиеся в полном

распоряжении предприятия и принадлежащие ему.

За балансовые счета предназначены для учета средств и источников,

находящихся у предприятия во временном пользовании и не принадлежащие

предприятию (арендованные основные средства, материальные ценности,

принятые под ответственность предприятия). За балансовые счета имеют

трехзначный номер, в отличие от основных (двузначный). Записи по этим

счетам производятся методом одинарной записи, т. е. на одном счете или по

дебету или по кредиту. За балансовые счета не корреспондируют ни между

собой, ни с балансовыми счетами. Например: 1. Получены в текущую аренду

основные средства (Д 0.01, К – 2 млн. руб.).

2. Возвращены арендодателю основные средства (К 0.01, Д – 2 млн. руб.).

Тщательный анализ финансовой отчетности дает достаточно полное

представление о финансовом положении предприятия.

Основу информационного обеспечения задач по учету труда и заработной

платы составляют массивы переменной и постоянной информации по учету труда

и заработной платы. Массивы переменной информации – первичные документы,

отражающие расход заработной платы (начисление); массивы постоянной

информации – нормативно – справочное хозяйство, как всей системы

бухгалтерского учета, так и раздела учета труда и заработной платы; эта

часть входной информации находится в «памяти» ЭВМ.

Процесс информатизации железнодорожного транспорта реализуется в виде

двухуровневой структуры, которая в укрупненном виде представлена на

рис.1.5.

Обеспечивающий

уровень

Прикладной

уровень

1

2

3

4

Комплексы информационных технологий

Рис.1.5. Структура информатизации железнодорожного транспорта

Первый (обеспечивающий) уровень создает основу для информационных

технологий и состоит из информационной среды и инфраструктуры

информатизации. Информационная среда, которая служит для обеспечения

функционирования новых информационных технологий, предусматривает создание

системы баз данных и баз знаний, а также системы архивирования информации.

Основные усилия при создании инфраструктуры должны быть направлены на

формирование развитой телекоммуникационной среды, системы сбора первичной

информации, типовых программно-технических комплексов для основных

структурных подразделений железнодорожного транспорта.

Второй (прикладной) Уровень предназначен для разработки информационных

технологий, объединяющих новые методы управления железнодорожным

транспортом, информационную среду и инфраструктуру. Набор технологий,

обеспечивающих оптимальную реализацию одной из глобальных функций

управления железнодорожным транспортом назван комплексом информационных

технологий.

Комплекс 1: диспетчерское управление движением поездов на полигоне,

управление безопасностью перевозочного процесса, управление грузовой

работой, управление пассажирскими перевозками, управление вагонным и

локомотивным парком.

Комплекс 2: управление бухучетом и статистикой, управление

экономическими процессами, управление развитием отрасли, управление

финансовой деятельностью, управление эксплуатационными расходами,

управление маркетинговой деятельностью.

Комплекс 3: управление эксплуатационной работой хозяйств, управление

МТС, управление ж. д. промышленностью, управление ремонтами и

восстановительными работами, управление прогнозированием развития.

Комплекс 4: управление учебными заведениями, управление персоналом,

управление рабочим снабжением, управление здравоохранением, управление

жилищно-коммунальным хозяйством, управление научно- технической

информацией.

Содержанием бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы

управления является познание и изучение результатов проявления действия

законов экономики в сфере производственно- хозяйственной и финансовой

деятельности отдельных предприятий, организаций и их объединений (отделений

дорог, железных дорог).

Познание и изучение производственно- хозяйственной и финансовой

деятельности предприятий и организаций обеспечивается с помощью научно-

обоснованных методов и приемов. Результаты познания и изучения объекта

автоматизированной системы бухгалтерского учета, т. е. производственно-

хозяйственной и финансовой деятельности, будут тем более эффективными, чем

совершеннее и эффективнее организация, методы и технические средства, на

которые опирается бухгалтерский учет в своей деятельности.

В связи с трудоемкостью работы бухгалтера представляется

целесообразным автоматизировать бухгалтерский учет. Использование

компьютера в бухгалтерском учете позволяет значительно перераспределить

нагрузку работников, освободив их от рутины оформления документации и

высвободив время для аналитической работы по улучшению финансового

состояния организации. Наибольшая нагрузка в бухгалтерии по оформлению

документации приходится на первичные документы, которые должны заполняться

правильно, без ошибок и полностью соответствовать типовым первичным

документам. С помощью программных приложений DOS – текстовых редакторов,

например LEXICON, табличных процессоров, например SuperCalc, и СУБД

(система управления базами данных), например FoxPro, можно решить проблему

правильного и безошибочного заполнения форм первичной документации. При

этом предпочтение следует отдать приложениям, позволяющим помимо

правильного оформления также накапливать сведения о реквизитах первичных

документов – сведения о покупателях, поставщиках, плательщиках. Естественно

такие приложения создаются в СУБД, и это справедливо, так как первичная

документация – это постоянно действующая документация.

Автоматизация учетных процессов является объективной необходимостью и

представляет собой дальнейшее совершенствование организации и формы

бухгалтерского учета на базе новейших технических средств.

1.3. Проблемы автоматизации бухгалтерского учета

Наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ

является создание на их базе автоматизированных рабочих мест (АРМ)

бухгалтеров, экономистов, плановиков и т. д.

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых

потоков (рис.1.5). Преобладание бумажных документов, многогранность

финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к

управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к

автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном

научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на

новые информационные технологии.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение

порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе

бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за

собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая

человеческий фактор.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только

декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:

. простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

. широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных

структур;

. понятное и емкое представление информации;

. настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и

особенности учета конкретного предприятия;

. большой набор типовых операций и форм отчетности;

. значительные аналитические возможности, зачастую с графическим

представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и

комфортности работы бухгалтера.

Рассматривая основные функции типовой бухгалтерской системы, следует

отметить, что для нее характерны:

. учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с

автоматическим пересчетом курсовой разницы;

. полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для

контрагентов;

. возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий,

включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм

(шаблонов);

. автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов,

составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других

произвольных отчетных форм;

. создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и

кассовых документов;

. различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;

. возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа

предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10